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- 岡本 興一
- ウィジット株式会社 代表取締役
- ITコンサルタント
「ITは、習うより慣れろ。」です。
自転車の運転や水泳と同じで、難しい理屈よりも「とにかく使う」ことが上達の早道です。
とはいえ、今までそれほど使っていなかったのに、何に使えばいいのか分からないという方には、「手順書」「マニュアル」を作りましょうと申しあげています。
中小企業の多くは、普段行っている仕事の「手順書」とか、「マニュアル」が整備されていません。
そのため、ベテラン社員に聞かないとわからない事が出てきたり、社員が急病になったり、退職すると業務が止まってしまうということが起こります。
その様な状態では、最悪の場合、何か不正をしようと思えば、簡単に行うことができてしまいます。
また、手順書がないことで実はとんでもない仕事の無駄が発生していることがあります。
毎回同じことをやっているのに、「前はどうやっていたっけ？」と考えたり、調べたりする。
これはとても無駄な時間です。
また、歴史が長い会社ほど、「無駄ではないか？」と担当者が思っているにもかかわらず、過去の慣例から続けている業務があったりします。
なぜ、こんな帳票を毎月１回作っているのかわらかない。
そんなものが一つや二つはあってもおかしくありません。
さらに言えば、「無駄ではないか？」とさえ考えることなく行われている継続的業務の場合は、無駄であることにさえ気づいていない場合があります。
そこで、担当者レベルでよいので、自分の仕事の「手順書」「マニュアル」を作るのです。
最初から完璧なものを目指す必用はありません。
２ヶ月後に、人事異動で海外転勤になる。あるいは、家庭の事情で退職しなくてはならない。そのために誰かに引き継ぎをしなくてはならない。
そんな状態にあると仮定して、「手順書」や「マニュアル」を作るのです。
２ヶ月かけて作っていくうちに、WORD や Excel の使い方はばっちりマスターできるでしょうし、とても貴重な資料ができあがるのです。
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岡本興一
