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収納ドクター@長柴美恵
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閲覧数順 2016年12月06日更新

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必要文書を迷わず取り出す

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オフィス・ビジネス 文書

 

こんにちは。

片付けたいのに片付けられないお部屋を治療する収納ドクター@長柴美恵です。

今日は文書整理の話をします。

 

大切な情報のつもりの資料がデスクの上で山積みになっていませんか?

その情報はいったい、いつのものでしょう?

とくに仕事の場合、「今の情報」が必要なら常に最新版に入れ替えないといけません。

「今の情報」が3秒で見つかる仕組みにしていきましょう。

 

手順としては

不要・迷い文書は不要物として廃棄します。「捨てる」ではなく、「廃棄」です。

文書の発生から使用する確立の99%は1年以内。

1年経ったら1/100回度の割合になります。

50%は廃棄出来る文書だと理解された方が良いです。

そして、発生から廃棄しやすい文書の流れを作り、管理していきます。

それによって現在使用中の必要文書が効率よく整理できます。

 

次に、必要文書を迷わずに取り出すためには、

誰もが素早く検索しやすいグルーピングにすることです。

文書を綴じる形態は多種多様ですが、

例えば、

1)頻繁に取り出しする

2)常に作成して増えていく

3)売上表のように形式が出来ている文書の保管

4)検案中

5)持ち歩き

6)参考資料

など、用途に合わせて『綴じる形態』を上手く使いわけ、

それぞれに「カテゴリー」ごとのタイトルを付けていきます。

しかし、自分たちが迷ってしまうようなタイトルでは全く意味がありません。

さらに、それらのファイルをどこにしまったのか?迷わないためにも

分類表なども作成しておきます。

 

まず、以上のポイントをこなすだけで迷わず文書が見つかります。

デスクまわりもスッキリします!

「今の情報」をすぐに取り出し、仕事の効率をアップしてくださいね♪

 

 

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収納ドクター@長柴美恵

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