つじつま合わせだけの改善はすぐにやめるべき

先日、3年ほど前に、ISO取得の支援をした会社の
社長から、突然、電話を頂きました。

ISOの審査で重大な不適合が出て、再審査になって
しまった、と。

審査結果報告書を見せてもらうと、
以下の理由があって再審査になっていました。


実施されたとされる内部監査において
下記の事実が存在し、内部監査が実施されているとは
言えない状態でした。

・「内部監査チェックリスト」が、
ISO規格要求事項を網羅していない

・「内部監査チェックリスト」での指摘事項が
「内部監査報告書」に反映されていない

・不適合に対する「是正処置に関する報告書」が作成され
ていなかった

・監査対象者と監査員が同一の人で実施されている部分が
存在した。


この会社は、10名程度の会社で、ほとんど社長が
切り盛りしている会社です。

内部監査という名目ではありませんが、現場を巡回チェック
して、その場ですぐなおさせるという仕組みがあります。

10名程度の会社ですから、業務を兼務したりしますので、
自部門は監査できないとすると、対象監査部門によっては、
内部監査ができないことになります。

実際に、私は審査に同席したわけでもなく、
報告書を読む限りで、この指摘の真意はわかりませんが、
これは、会社の実態や実情を考えない、「つじつま合わせだけの
改善」を求めているような気がしました。


こういう指摘を受けると組織側は勘違いをします。

「形式にそって行うのがISOだ」と。

本当は、どんなことをやって、どういう成果を得たのか、
ということを問題にすべきなのですが、
やり方（形式）が重要だと思ってしまいます。

「ISOにはISOのやり方がある」と。

その結果どうなるかというと、
「自社の実態に、ISOをあわせて考える」のではなく、
「ISOに、自社の実態をあわせて考える」ようになります。

そして、ISOの勉強をしなければ、と担当者は考えます。

ますます実態とかけ離れた仕組みができあがるようになります。

もちろん、認証取得をしている以上は、ISOの要求事項は
勘案すべきものですが、ISOは会社の実態に応じたやり方を
すべきものです。

この指摘の例でいえば、
おきまりの内部監査があるのではなく、
ISOの規格要求事項を杓子定規に捉えるのではなく、
10名程度の会社であれば、その会社にあった内部監査を
考えることです。


さて、会社の実態や実情を考えない、「つじつま合わせだけの
改善」を求めている審査に出会ってしまったら、どうするか？

審査員の変更や審査機関の変更を検討するとよいと思います。


ISOマネジメント研究所