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個人情報の共同利用についてプライバシーマーク運用上の注意点

法人・ビジネス ISO・規格認証 2010/08/30 19:50

当社は人材派遣や職業紹介、請負や職業訓練など就労支援を展開している会社です。
様々な業種職種に応じて求職者の要望に応えられるようグループを形成しており、親会社がプライバシーマークを取得しております。
求職者に雇用と出会っていただくために、親会社が取得した個人情報を状況によってグループ内で共同利用できるようにしたいと考えております。そこで、個人情報取得の際に情報主体に対して共同利用について承諾を得てから取得するように変更いたしました。その際、明らかにしたことは
・共同利用する範囲(グループ各社の社名)
・共同利用する目的
・共同利用の責任会社
・当然のように共同利用されるものではないこと
です。ここで伺いたいのは次の点です。

1)個人情報保護法上の問題は無いでしょうか
2)プライバシーマーク運用上で問題は無いでしょうか。

グループ各社に対しての監査の実施及びその記録、教育の実施及びその記録、共同利用自体の記録を残す必要はあるでしょうか。またその残し方の注意点はありますでしょうか。
以上、長くなりましたが、ご回答いただければ、と存じます。
よろしくお願い申し上げます。

補足

2010/08/30 19:50

営業所の中にはグループ会社が同居しているケースがあります。

saiyoutantouさん ( 東京都 / 男性 / 48歳 )

回答:1件

道廣 和男

道廣 和男
ISOコンサルタント

- good

個人情報については、コメントが難しいです。

2010/08/31 17:57 詳細リンク
(3.0)

saiyoutantouさん、こんにちは!

個人情報を取扱の会社は、いろいろと制約が多く大変かと思います。
上記の質問ですが、この質問はここでするよりも、親会社の個人情報管理責任者に質問するほうが良いと思います。
今回の親会社と御社の状況から推測しますと親会社が御社を定期監査の対象にしているのではないでしょうか?
上記のご質問の
1)個人情報保護法上の問題は無いでしょうか
2)プライバシーマーク運用上で問題は無いでしょうか。
よりも、親会社の規定にどのように書いているか、1)、2)への適合を親会社が担保するために、御社と親会社の基本契約に定義されている事項かと推測します。

まずは、親会社とコミュニケーション又は模擬監査でも実施いただき、ルールと実態の不整合が有れば是正をする必要が有ると思われます。

ここで個人情報保護法とPマークの話をするよりも、親会社の規定を熟知して対応することをお勧めします。
ご参考にならなくてすみません。

契約
管理
プライバシーマーク運用
監査
規定

評価・お礼

saiyoutantouさん

早速ご回答いただき有難うございました。こちらの言葉足らずで申し訳ありません。親会社の規定もよく読みましたが、共同利用の記載については前回の質問に書いた以上の記載は特にありません。要するに共同利用の具体的な運用について、書かれていないということになり、また、管理責任者の回答も不明瞭な部分があったので、質問させていただきました。親の規定に共同利用先に対する監査や教育の項目が無くても、また、実施の実状が無くても、情報主体に通知及び承諾を得ていれば、親のP更新審査は通るものなのでしょうか?たびたびの質問申し訳ありませんが、ご教授いただければ幸いです。

道廣 和男

道廣 和男

評価をいただき有難うございます。

saiyoutantouさん、ご質問ですが、親会社の管理責任者も判らないというのが現実かと思います。現状のPマーク審査ですが、審査工数が限られており、関連書類を見きれていないのが実態です。
その他の審査でもサンプリングですと説明するのは、これが有るからです。サンプリングが該当しなければ顕在化してきません。

なお、ポイントは今回の関連会社での利用をどのように親会社の仕組み定義しているかだと思います。親会社から見て御社は、
3.4.3.4 委託先の監督 に該当しますか? 該当しておれば要求にある契約によって規定し、十分な個人情報の保護水準を担保しなければならない。と規定されています。
ここの委託先にたいして、何を何処までやるかは、親会社が決めていると思われます。最近はJIDECの事例が増えて来ていますのでチェックリストに定義されていると思います。定期監査も監督の一部かと考えます。

なお、3.4.3.4 委託先の監督 に該当しないようなら、直接的な審査上の影響はないかも知れません。
しかしながら、共同利用するからには、データベースや紙媒体を何らか形式で共用していると思いますので、親会社がこのリスク認識をしたうえで、どのような対策を講じているかにより、対応が違うと思われます。
現状では、これ以上の情報が無いため、コメントは出来ない状況です。
もう少し、情報が有るようならJIPDECに直接メールにて問い合わせる方法も良いかも知れません。

ご参考になれば幸いです。

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