ISOのすすめ方

中村恵二です。
建設会社と運送会社での経験ですが、総務部門での仕事は多岐にわたっていましたが、中心となるのが、文書管理でした。両業種とも、監督官庁に提出する文書が多く、それはほとんど標準化されているものばかりですが、それでも組織全体で統一された文書管理諸規定というものを整備しないとなかなか前には進みません。
基本的にはIT化の推進とペーパーレスの仕組みづくりになりますが、これは環境負荷管理や情報セキュリティにも当然関連してくるテーマであり、そこからはじめました。
また、内部監査体制の整備も総務部門での主たるテーマだと思いますが、貴社ではいかがされているのでしょうか。本社と現場との連携が大きなポイントになります。
コンプライアンスに一番精通していなければならないのが総務部門だと思いますので、諸規則集の整備は不可欠だと思います。

残業時間を減らすことと業務の共有化は、関連のあるテーマだと思います。
月並みですが、残業の発生要因というものを、一人ずつよく検証してみて、その業務はその人がいないとダメなのか、もっとほかの人に仕事を振ることは出来ないのかということを調べることが、残業の抑制であり、業務の共有化だと思います。

そうはいっても、私が経験した中小企業では、とにかく総務部門の人件費抑制が課題でしたから、少ないスタッフでいろんな業務をこなさなければならないのが総務の仕事でした。
本社と現場、総務と営業との連携強化を最優先に進めて、「すべてを総務にばかり押し付けるな」がスローガンみたいになっていました。ISO成功の秘訣は、コンサルの指導やトップの意識もさることながら、社内のワーキンググループがどう上手く機能するかにかかっていると思います。

ゆきだんな 様

問題解決の特命機動株式会社、改善改革の鬼、佐藤秀光です。

私はISOの専門家では御座いません。
然しながら、ISOとはどの様なものなのかをお伝えする事により、ゆきだんな様のお役に立てるかと存じます。

''☆ISO導入とは?''

1、''履歴''を取れる体制を作る
2、基本業務フローという''基軸''を書面化する
3、''可視化''により継続的な改善が出来る体制を作る

あくまえ大枠ですが、以上のことが言えるかと存じます。
要するに、以上が''本質''と考えますので、捉えておくと以後が進めやすいかと存じます。

それが、世界基準の中で審査が行われる事により、

■国際取引に於いて、多くを語らずに体制が取れている事を表面化できる
■対外的全般に於いて、第三者の評価による信頼を発信できる
■企業内に於いて標準を作る事により、バラつきが出にくい体制であることを告知できる
■企業として努力をしている事を宣伝できる

・・・等々の副産物がついてくるのだと考えます。

ISOには様々な分野が存在致します。
ご質問の内容をお伺いする限り9001と推察されますが、''本質は共通''しております。
環境の14001であっても、芯はそうであると認識しております。

但し一点心にとどめておいて欲しいことが御座います。
それは・・・

''◆ISOに振り回されない事''

です。
何のためのISO導入なのか、それを忘れていただきたく御座いません。
正しく運用をしている、本来の意義を達成している企業がある中で、ISOに振り回されて本末転倒になっている企業も御座います。
所謂、逆の方向に向かってしまう事です。
更に業務が非効率/増加してしまう事に向かってしまい、社員、関連部署に今まで以上に負担を強いてしまう結果となってしまう。
結果的に、''ISOに動かされる''という事です。

ISO9001なのかISO14001なのか、あるいはその両方なのか把握できないのですが、どの場合でもあてはまる回答をします。
まず両規格が共通して求めている「目標設定」に対して「改善テーマ」を掲げることは、大変結構なことであると申し上げます。その上で、――

一般的に改善のポイントはECRSです。すなわち以下の4項目です。
Elimination(その業務をやめる)
Combination(他の業務と一緒にやる)
Reduction(その業務の量を少なくする)
Standardization(その業務を標準化する)

―― さて総務部門は、会社によって業務範囲がさまざまです。そこで今範囲を「労務」「経理」「庶務」と仮定します。

この総務部門が取り組んで意味のある改善テーマとしては、貴案の「残業時間削減」「業務共有化」は大変結構なテーマです。但し総務部門の残業時間削減をテーマに掲げることは得策ではありません。総務部門が全社的な労務管理を 担当しているならば、全社を対象とした活動をテーマに上げることが得策です。


一方「業務共有化」は総務部門内の庶務に該当すると思われます。他部門と業務の共有化を行うならば、指揮命令系統が乱れる恐れがあります。逆にいうと、乱れないようなアイデアをだして''他部門と業務共有化を行う工夫をする''という目標は大変結構な目標です。

貴案以外で例示すると経理であれば、「管理会計の推進」、庶務であれば、仕事の「グループ化」などがよい改善テーマです。


―― 拙著:「誰でもできる簡易環境影響評価法」で田辺式ABC票を提案しました。この中でC表が改善テーマをISO14001が求める「著しい環境側面」として特定するために役立つ票です。この票への記入例も記載しました。ただし総務部門の例はありませんから、類推する必要があります。

この本を含めて、私のホームページに私のISOに関する様々な著作を紹介しましたから開いて見ていただけますか?