中小企業がクラウド活用で成功するポイント その2

２．他部門のＩＴシステムやクラウドサービスとの情報連携

クラウドサービスの検討の際は、おおよその企業では、新しくシステム化する業務、今までになかった業務に対応するために、クラウドサービスを活用したりするケースが多いのですが、検討に際に、例えば、営業部門が営業効率を上げたいので、営業支援のクラウドサービスを検討したり、経理部門が請求書の発行業務を効率化したいので、請求書発行業務のクラウドサービスと検討したりと、単一の業務機能だけでクラウドサービスを検討してしまいます。

しかし、この検討方法ですと、後々、業務規模が拡大した場合や、さらに別のクラウドサービスと連携するシステム化をする際に、多額の追加投資が必要になったり、あるいは、全てのシステムを全体的に見直さなければならないという、中小企業にとっては大きな負担となる事態が発生することもあります。

そのような自体が発生する原因は、企業の業務というのは単一では決して無く、様々な部門、担当と連携をとっているからならのです。つまり、ＩＴシステムも同じで、例えば、顧客から注文を一件受注する場合だけでも、営業担当者が使っている営業管理システムから出てきた受発注に必要な顧客や商品の情報が、調達部門やサービス実施部門で使われている購買管理システムやプロジェクト管理システムに流れ、最終的には経理部門で使われている財務会計システムに流れ着き、請求書が発行されて、売上になるというように、各部門の情報は密接に連携しています。

つまり、その情報の連携が上手く出来るかどうかが、企業のＩＴシステムが上手く機能するかどうかの重要なポイントなのです。

大企業であれば、数年に一回、全社規模でのシステム見直しなどを行い、多額の費用をかけて、抜本的な全社情報システムの更改を行ったり、システムを新たに構築する毎に、他の連携するシステムと情報が連携する仕組みを作り上げますが、限られたＩＴ投資しか出来ない中小企業にとっては、これは大変な負担になります。

ですので、一つの部門で使うクラウドサービスを検討する際も、直近ではその計画が無くても、関係する部門で使われているシステムと、どのように連携することが出来るのかということを最初から考えた上で、検討していく必要があります。

つまり、「木を見ずして森を見ず」にならないように、一部門のクラウドサービスの導入であっても、他部門の使っているクラウドサービスやＩＴシステムとの連携までを含めて、企業全体の業務の流れ、情報の流れを最初から考えることが、中小企業にとって重要なのです。