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[営業販促マン育成法]第4回 メールの有効活用
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時給177円の24時間働く営業販促マンを育てる方法
2008-10-08 11:30
こんな作業をお手伝いするのも、ITコンサルタントです。
でも、実は、ITコンサルタントの世界も２種類あります。
会社のお金の専門家として「会計士」と「税理士」があるように分類されるのです。
現在、IT業界は歴史も浅いので「会計士」のような「ITコンサルタント」がほとんとです。
「税理士」の役割を”Web制作会社”や”システム開発会社”や”OA機器販売”や”メーカーサポート”の方が兼任しているのがほとんどの状況といえます。
この中に、さらに”中小企業診断士のIT系”、”ITコーディネータ（システム開発会社系、リタイアベテラン系）”が加わっているのです。ITバブル崩壊後、営業的視点に欠けて現場を把握できない課題をクリアされた方々が活躍されている・・・といった状況でしょうか。
どのようはプロに相談される前にしても、自力でやらなければならないことがあります。
＃帳簿を経理の方が付けることが常識なように、「情報＝お金」と考えて、この講座をガイドとして、ご利用いただければ幸いです。
メール。有効に活用されてますか？お客さまによってPCに返信かケータイに返信かで変わってきますし、送信するタイミングも重要です。なぜなら「信頼度」につながるからです。
・お客様からのメールをパソコンがなくても、すぐ返せますか？
まず、ビジネスマンとして、基本です。
電話やFAXは結構「その場にいない」ということを理由に取り繕えますし、相手からも堪忍していただけます。
でも、なぜか、”メールの返信”となると、昔からメールを利用している方ほど短気になられるようでして・・・
一番いいのは、かならず受信できる機会として、「ケータイ」を利用することです。
今では、いろいろな書籍や雑誌でそのやり方をご紹介していますがの、以外にやっておられない。
営業の際、「サンキューレター」が今の時代かえって人目を引くように、少なくとも３時間以内程度にメール返信が何らかのカタチでできる。折り返し電話がかかってくる。というのは「やはり有効」です。
これは、体制とか技術というより「心がけ」のテーマですね。
もし、会社としてホームページを持っているのであれば、お客さまは「メールをすればすぐ返信してもらえる」と期待しています。この期待を裏切ることできますか？
・スタッフがすぐ資料を取り出せますか？
ビジネスのスピードを決めるのは、特別なことではないと思います。
例えば、大企業やできる企業とそうでない企業は、代表電話をかけるだけでわかる・・・と、お客さまは感じています。事実はどうであれ、お客さまの大半がそう「感じている」ことが重要なのです。
スタッフがビジネスの資料をすぐ取り出せるということは、すなわち、お客さまの質問に納得いただける返答が、スピーディーにできるか？ということです。
もし、これが可能であれば、お客さまへのメール返答スピードもさらにアップします。
資料を取り出すコツが身についているということは、すなわち、メール返信スピードをアップすることに、ままなりません。
それは、前回までに申し上げた情報がスタッフ全員で共有されていれば、もうすでに準備完了です。
そう！もうおわかりかと思いますが、キーは「情報共有体制」と「情報提供運用体制」です。
ドキュメント共有サービスを利用すれば、後は、営業支援チームと営業マンの関係を回してやるべき内容でしょう。
・自分以外のスタッフがメールでお客さまに返信できますか？
一人がすぐにメール返信できても、スタッフ全員がそれをできなければ意味がありません。
なぜなら、どうしても担当者がメール返信できない状況、例えば病欠などのケースがあるからです。
その際、担当者以外でも会社としてベストなメールを返信できるということが肝心だと思います。
せめて、
・案件 ・クレーム ・見積 ・製品案内
これらに関しては、担当者以外でも話を通せるような工夫が必要です。
営業支援システムやグループウェアというツールがてっとり早いと考え勝ちです。
グループウェアであれば、サイボウズさんもありますが、MicrosoftのWindowsLiveSmallBusinessという無料のものもありますし、YahooやGoogleを利用しても良いかもしれません。
＃Microsoftの回し者みたいですが、無料の割にはバランス良くできあがっている方だと思います。
YahooやGoogleは前者よりもより運用体制や運用ルールをしっかり遂行できる社風でないと、利用が難しいと思います。
ITの世界では、無料ということは時間というコストを犠牲にするとお考え下さい。
・お客さまから着たFaxをメールでチェックできますか？
ご存じの方も多いかと存じますが、受信だけであれば無料で専用FAX番号を取得できて、メールにFAX内容を転送してもらえるサービスもあります。ドコモのケータイであれば、現在無料で、メールに転送されたことをケータイで確認できます。
それは、D-FAXです。
起業される方に、よくおすすめするサービスです。営業マン一人一人に受信FAX番号が割り当てて、利用するという使い方もできます。見積の返答や注文確認の場合、非常に重宝します。
メールの利用については、新規顧客開発としてステップメールサービスやメールマガジンというものもあります。それぞれ無料サービスもちろんあります。これらのご紹介は別途。
自社での自力IT運用は、運用体制が大事。運用体制ができていれば、いろんな無料のツールやサービスを効果的に利用できます。
無料サービスやツールのご紹介もしております。お気軽のお問い合わせください。
ホロデックス 村本
