スタッフミーティングを活性化させるポイント

ミーティングを定例的に開催している診療所、歯科医院が増えています。しかしながら、現場のスタッフからは、ミーティングが退屈でつまらないとか、意味がないとか、ミーティングを嫌う声をよく耳にします。

今回は、スタッフミーティングを活性化させるポイントと題してミーティングを活用して経営改善を実行している診療所の共通事項をまとめました。

１．ミーティングの目的を明確する。
事務連絡のみでは朝礼で言えばいいし、五月雨式には議論しても何も決まらない。私どもでは「今日はここまで議論してここまでの結論を出す」というミーティングのゴールイメージをもってミーティングを行う事を提案しています。

２．スタッフ参加型のミーティングを行う。
ミーティングでは、よく院長が1人でお話されているケースやスタッフを吊し上げるなどワンマンライブが繰り返されています。院長はミーティングのプロデューサー及びアドバイザーに徹して頂きたい。例えば、議長、書記などスタッフに役割を持たせてスタッフにミーティング参加してもらう。ミーティングに参加したスタッフは一言発言してもらう、誕生日のスタッフに話をしてもらう、３分間スピーチを行うなど、ミーティングに参加したスタッフ全員が役割をもち発言できるようにミーティングを院長がプロデュースすると、スタッフのほうも当事者意識が芽生え、やがてミーティングが活性化してきます。

３．ミーティングの最初にミーティングを盛り上げるイベントを組み込む。
院長の役割としてはミーティングを盛り上げるためのイベントを考え実行することです。最初に場を和ませるような話（アイスブレイク）、スタッフの３分間スピーチ、誕生日のお祝い、月間MVPなど、ミーティングのプロデューサーとしてミーティングを盛り上げれるような仕掛を考え実行し続けることがポイントです。

４．進捗管理を行い問題解決となるアドバイスをする。
ミーティングで大切なのが進捗管理です。前回のミーティングの振り返りを行い、調べておく事、決めておく事、実行したことなど議題一つ一つに対して進捗確認しておく。院長が注意すべきところは結論を急がないこと！できなかった事に対して一方的に叱らない事！です。院長は事情をしっかり聴き、問題解決となる行動をアドバイスをすればミーティングが問題解決の場という事をスタッフが認識するようになります。診療所で起こっている事は経営者である院長の責任という認識で真正面から問題に向き合えば自ずとスタッフから信頼をもってもらえる実例を多く見てきました。ぜひ、現場で起こっている問題と向き合ってください。

５．ミーティングの型をつくる。
上記１～４を踏まえて、ミーティングの型、プログラムをつくれば、ミーティングをスムーズに進行することができます。例えば、議長あいさつ→誕生日スタッフの紹介→３分間スピーチ→前回の振り返り→委員会→議題→症例検討会→まとめ　というようなミーティングのプログラムで進行している診療所もある。自院にあうミーティング方法を検討することをお勧めする。

以上、弊社、ご支援先の事例もふまえミーティング活性化のポイントをお伝えしました。大切な時間を費やしミーティングをやるなら意味あるものにしたいですね。ぜひ！盛り上がるミーティングのプロデュースにチャレンジしてみてください。

最後までお読み頂きありがとうございました。
感謝！