海外企業との会話や交渉のポイントについて

皆様、
おはようございます。グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー　山本　雅暁です。

本日は、海外企業との交渉におけるポイントについて述べます。
中小企業は、これから海外企業との会話や交渉を行う頻度が増えて来ると考えています。

私の記事が参考になれば幸いです。

以下、交渉のポイントです。

１．海外企業と日本企業の違いは、同じ日本文化や社会的な価値観などがベースになっているかどうかから来ています。
海外企業との会話や交渉では、各案件について一つ、一つ明確化していく事が大事です。

日本企業との会話や交渉では、暗黙の了解事項でいちいち確認を取る必要がないことがあります。
しかし、海外企業との会話や交渉は、全て記録を取って相手と確認した上で文書化しておきます。

２．電話でのやり取りは、後で「言った、言わない」的なつまらない論争になる可能性があります。電話での会話や会議後は、必ずメモを残すようにしましょう。
メールにて会話や会議の内容、結果についてメモを残します。

このメモは、メールで双方の全関係者に配り、共有化しておきます。

３．メモを残す時に重要な事は、主導権を取って、こちらから原稿を作って相手に送り、修正を行って同意を取る事です。
当方に有利なように持って行かせようとするならば、主導権を取る事をお勧めします。

４．相手と会議を行う場合には、必ず、事前に議題について事前確認を行います。
各議題について、当方の目的や期待する成果を相手に伝えます。

相手からも質問や要求が出されますので、それらに丁寧に答えて、議題の設定について相手と合意を取ります。

５．議題設定後に、出席者を確認し、意思決定者がだれなのかを明確にしておきます。
議題の中に、双方の理解が大きく異なっているものがあれば、事前に調整を行います。

双方の理解の違いと、どの辺までお互い譲歩して歩み読めるか確認する事が重要です。

これが『根回し』です。

会議は、上手く行く様に行う事が重要です。たとえ、双方の理解が大きく異なって歩み寄るのが難しくても、ケンカ別れしないようにして話を継続するようにします。

この時に重要な事は、「Win/Win」の考え方で会話する事です。

６．上記４項及び５項の会話は、基本的にメールで行い、双方の関係者が全て情報を共有化するようにします。
電話で補足する会話を行った場合は、３項で述べました様にメモを作り、メールで全関係者に送ります。

７．会議の主導権は当方で取るようにします。
先手必勝です。
議事を当方のペースで進めます。
決まった事、再検討になった事、課題と解決策などについて、担当者や今後の対応スケジュールなどを各議題ごとに整理・文章化して、出席者全員の確認と合意を取ります。

８．会議後には必ず議事録を出します。
議事録の原稿は、当方で用意するようにします。
この原稿を相手に送って、各議題ごとに確認して意見の相違がある場合、調整して合意を得るようにします。

この調整もメールで行い、必ず会話の内容を文書で残すようにします。

９．海外企業との会話は、英語が基本です。
特に、メール文書や議事録の作成能力は大事です。

難しい英語を出来るようになる必要はありませんが、中学レベルの文法を理解し、会話できる能力は必要です。

英語による会話や文章作成に問題がある場合は、出来る人に手伝ってもらいます。
社内にこれらの事が出来る人がいない場合、専門家や経営コンサルタントの支援をお願いした方が良いと思います。

よろしくお願いいたします。

グローバル・ビジネスマッチング・アドザイザー　山本　雅暁