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丹多 弘一
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閲覧数順 2016年12月10日更新

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秘密情報の保管・管理方法

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情報・知識 事業者側からみた機密保持契約(NDA)の扱い
こんにちは。グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本 雅暁です。

本日は、今コラムで継続して説明しています、NDAのことについて述べます。
今回は、前回にご案内しまたように“秘密情報の保管・管理方法”について説明いたします。


保管方法の基本




(1)秘密情報を見れる・アクセス出来る人たちを明確化・確定します。

⇒NDA締結後に本契約に従って相手より開示される秘密情報に接することが出来る人たちをリストアップした表を作成します。

この表には、以下の項目を盛り込んだものとして作成し、機密情報の関連事項を一覧にしてまとめておきます。

この表を見れば、秘密情報の扱いに関する全容をわかるようにしてしておきます。

A.NDAの締結日と秘密情報の開示期間
B.開示される情報の内容
C.秘密度;「特秘」、「秘」など
D.相手先の秘密情報のやり取り窓口
E.自社の秘密情報のやり取り窓口
F.自社で秘密情報を見れる人たちの氏名;必要に応じて「特秘」、「秘」で当該情報を見れる人を区分します。


(2)受け取った秘密情報の内容を明確化します。

これについても、受け取る情報の扱いに関する項目を表の形にしてわかるようにしておきます。

例えば、以下の項目を入れておきます。

AからCは、上記(1)項と同じです。
D.自社の情報管理責任者
E.秘密情報の受領日
F.秘密情報のタイトルや内容
G.秘密情報の開示者・受領者


(3)受領した秘密情報の回覧・閲覧・使用・コピー作成の記録をとっておきます。

秘密情報の回覧・閲覧・使用した時の担当者氏名、当該情報の内容、実施日について台帳の形で残しておきます。

コピーは、基本的に作成しない方が望ましいのですが、もし作成する場合、
コピー作成者、時期、作成枚数、使用目的等を記述した記録を取っておきます。



(4)秘密情報の保管方法

⇒文書情報は、管理責任者が施錠管理できる金庫やキャビネットにて保管します。

⇒電子情報は、サーバー内にてアクセス出来る人たちを制限した形で管理します。


今回は、ここまでとします。

次回は、“他社の秘密情報の混入防止策” について述べます。


私のコラム記事についてコメントやご質問があれば、何時でも私までご連絡ください。お待ちしています。


今後ともよろしくお願い致します。

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本 雅暁

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