先方様のお気持ちを察した対応を

伝言が「折り返し電話が欲しい」が多いのであれば
不在だからと毎度伝言を伺うのではなく
すぐに折り返しをさせて頂く旨の対応をして差し上げると喜んで頂けます。

上記の通り伝言に内容が無いようであれば、
「いちいち用件を言って時間を取られたくない」「直接話したい」思いの表れですから
伝言をお聞きするのを省くのが臨機応変でスマートで優しい電話応対マナーと言えます。


「申し訳ございません。
○○は只今外出しておりまして戻りは○○時の予定でございます。
よろしければ○○と連絡付き次第、出先からお電話をさせて頂ければと思いますが
いかが致しましょうか？」

お急ぎのお客様は「じゃそうしてください」と仰り
お急ぎでないお客様は「帰ってからでいいです」と仰います。


※どちらにしても初めてのお客様の場合
「はい。承知致しました。それでは大変恐縮ですが今一度御社名とお名前と
ご連絡のつくお電話番号とリミットのお時間をお伺いしてもよろしいでしょうか？」

※お得意様(よく携帯電話に連絡を希望されるお客様)の場合
「はい。承知致しました。それでは携帯電話へのご連絡でよろしかったでしょうか？」
「念のため何時頃までお電話繋がりますでしょうか？」


「それでは復唱をさせて頂きます。」「ご確認ありがとうございます。」
「お電話はわたくし○○がお受け致しました。お待たせして大変恐縮ではございますが
すぐに手配をさせて頂きますのでどうぞ宜しくお願い致します。」
「お電話ありがとうございました。失礼致します。」

先方様おひとりおひとりのお気持ちを察した
オンリーワンの対応をして差し上げると喜んで頂けます。


そのためにもよく電話の掛かってくる社員が外出した際の戻りの時間はもちろん
よくお電話をくださる方の情報がすぐに分かる環境を机上に整えて置くことが
事前準備として不可欠でありとても大切なことになります。

上記の言葉だけでなく、謙虚で丁寧な言い方にも心を配ることで
先方様には、よりご満足を頂けます。

よろしければ是非お試しになって頂けますと幸いです。