折り返しお電話をする旨を自分から先に伝えましょう - 竹上 順子 - 専門家プロファイル

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折り返しお電話をする旨を自分から先に伝えましょう

2013/05/31 15:58

こんにちは、スノウ2250さん。
電話応対は見えない相手に会社のイメージを伝える大切な役割ですし、電話代というコストがかけた方にかかりますので、スピーディに対応する必要がありますね。
名指しされた方が不在と分かった時点で、次のような流れで対応をしてみてはいかがでしょうか。

1お詫びをする・・・名指し人が不在であることのお詫び
2不在の状況を伝える・・・只今、◎◎は外出して(席をはずして)おります。 など
3代案を伝える・・・A宜しければ、折り返しお電話を致しましょうか?
          B私で宜しければ、ご伝言を承りましょうか?
          C◎◎様よりお電話がありましたことを、△△に申し伝えます。
  ⇒代案をA~Cの順に伝えると、(相手がAに対して“No”なら、次はBを言うとい
うように)スムーズに対応することが出来ます。
4電話番号又は伝言を承る・・・折り返しの電話の場合は番号を聞く
5伺った内容を復唱した後、自分の名前を名乗る
6あいさつ

上記の1~6の順で不在応対の流れを行ってみてはいかがでしょうか。
3で示している代案の順番は、お客様の期待の順番でもあります。これ以外に、名指し人と同じ部署の方や同じプロジェクトの方に電話を代わるという方法もあります。
電話は相手が見えないため、相手の口調や言葉から心情や状況を察した臨機応変な応対が大切ですね。
電話応対が、スノウ2250さんの心配りを発揮できる場と捉え、1本の電話にも気持ちを込めて対応しましょう。

電話

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
( 研修講師 )
代表取締役
0859-37-0770
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この回答の相談

電話の不在対応の仕方について

スキル・資格 ビジネススキル 2013/05/31 15:53

会社に電話がかかってくると、一番最初に私が出ます。
他の従業員への取り次ぎ依頼が多いのですが、名指しされた人はたいてい外出しているので、伝言を承ることになります。その伝言は主に「折り返し… [続きを読む]

スノー2250さん (島根県/32歳/女性)

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