中小企業の生産性向上はユニファイドメッセージングから

みなさん、こんにちは。

日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

今日は、ユニファイドメッセージングについて、お話したいと思います。

ユニファイドメッセージングというのは、日本語に直訳すると、情報伝達の統合という意味です。

つまり、私達がビジネスと行ううえで、情報は電子メール、電話、FAXなど、様々なところから流れ込んできます。これら様々な経路で送受信されるメッセージを統合し、一元的に管理を行うことや、そのようなメッセージの一元管理を行なうための技術群のことを、ユニファイドメッセージングと呼んでいるのです。

そして、ユニファイドメッセージング用の機器とアプリケーションソフトを導入することで、留守中にかかってきた電話をボイスメールとして録音したり、FAXを画像データとして記憶したりすることができ、自分あてのすべてのメッセージを、サーバ上の記憶領域に設けられた一つのう「受信ボックス」で管理できるようになります。

また、また、電子メールの読み上げ機能によって携帯電話や公衆電話でメールの内容を聞いたり、その返事をボイスメールで送るといったことも可能になります。

つまり、多様なメッセージを単一のシステム、単一の受信ボックスで保管・管理することで、電話や電子メールなどメディアの異なるシステムを個別に用いるよりも効率的な情報管理が可能になるのです。

ユニファイドメッセージングは、数年前までは、構築に非常にコストがかかるものでした。しかし、最近では、無料、もしくは安価なクラウドサービスを使って、中小企業であってもユニファイドメッセージングを利用できるようになって来たのです。

このユニファイドメッセージングを使うと、効率的な情報管理が出来るようになるのですが、具体的な導入効果は下記のようなものがあります。

・ＦＡＸを自動的に画像データ化してメールで受信しておくことにより、受信FAXの紛失などがなく、世界中、どこにいても、FAXの内容を確認することができるようになる。

・会社の電話、携帯電話のボイスメール、留守番電話、メッセージを、世界どこにいても、パソコンとインターネットさえあれば、受信することができる。

・パソコンからIP電話を使って、通話発信、受信をすることにより、通話履歴が残る。また、通話内容についてもパソコンにすべて録音しておくことが出来るため、聞き間違い、後々のトラブルにも対応出る。

・すべてのメッセージのやり取りの履歴が残るので、従業員の退職、急な欠勤時にも、後任者が経緯を確認できる。

・パンデミック、災害、テロなどで、出勤できなかった場合も、即時に在宅勤務に切り替えて、業務継続が出来る。

つまり、クラウドサービスを利用したユニファイドメッセージングを導入することにより、コストが削減され、生産性が向上するだけでなく、万が一有事の際の業務継続にも対応できるようになるのです。

日本でビジネスをしていると、どうしても認識が甘くなってしまいますが、有事の際に業務継続できることは、企業にとっては死活問題であり、絶好のビジネスチャンスでもあるのです。

2001年のアメリカでの同時多発テロの際には、世界貿易センタービルに入居していた企業で、被害にあった会社の数社が、その後、廃業、もしくは倒産に追い込まれました。それは、テロによる直接損害が大きかったのではなく、、業務継続するための情報をすべて失ってしまったことが原因なのです。

中小企業が具体的にユニファイドメッセージングを導入する方法については、次回から数回にわたり、お話していこうと思います。

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