中小企業診断士の長谷川進です。こんにちは。
今日はRFPについてのお話です。

RFPという言葉を皆さんご存知でしょうか。

IT業界で仕事をしている方やユーザー企業のIT部門の方の多くはご存じでしょう。
「実際にRFPを作ったことがある」「受け取ったことがある」方がいらっしゃる一方で、「名前だけは聞いたことがある」なんて方も多いのではないでしょうか。

RFPとは「提案依頼書」の頭文字のことで、正式名称は「Request For Proposal」と呼びます。

ユーザー企業がITベンダーに提案を依頼する際に、ユーザー企業の要望を伝えるための文書となります。
システム化の背景、システム化の目的、提案の範囲、性能や機能に対する要望、納期や予算に関する要望などが書かれています。

RFP作成でまず注意していただきたいのは、しっかり文書化するということです。
昔からの風習でついつい口頭だけで伝えてしまうことがあるのですが、後々の揉め事の原因になりがちです。
複数のベンダーから選定するような場合には、基準を明確にする意味でも文書化しておくことが求められます。

RFP作成で次に注意していただきたいのは、あくまで自社の視点に基づいた立場の人間が作成することです。
RFP作成について外部の人間のサポートを受ける場合にも、提案内容に対して利害関係のない第三者的な立場の外部の人間のサポートを受けるようにしましょう。

RFPの成否がIT活用の成否を分ける最初のハードルになるとも言えます。
ITベンダーとの良好なコミュニケーションをとるためのツールとして、RFPを積極的に活用するようにしましょう。

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