EXCELで自社システム開発

今回は、システム開発による業務改善の具体策について、簡単に語りたいと思います。
「システムというものは、箱に入ったCD-ROMをインストールして、取扱説明書に従って
活用するものだ。」と思われる程、世の中にはパッケージソフトが普及しています。
会計ソフトを始め、様々な業務ソフトパッケージが市販されています。そのソフトウェア
に自社の業務を合わせる事で、業務改善が図れる場合も多々ありますが、それは自社の
業務フローが出来上がっていない企業の場合です。少人数で仕事をしているのであれば、
それでも業務は回るかもしれませんが、それでは組織を大きくする事はできません。
パッケージソフトを正しく活用することで、業務の流れが新たに出来上がるのであれば、
導入の価値があります。
 
今日お話するのは、既に業務の流れ（業務フロー）がしっかりと出来ているが、途中
手作業などが多く、業務改善の余地がある様なケースです。この様な業務はパッケージ
ソフトの流れに合わせられない場合が多々あります。統合業務パッケージとしてERP
というパッケージソフトウェア導入が流行りました。今も進化し続けていますが、
中堅中小企業の場合、必ずしもERPを導入すれば業務が改善されるとは限らないと言えます。
却って、従業員が長年工夫してきた業務運営ノウハウを壊してしまうこともあります。
その様な心配がある場合、自社でシステムを開発する選択枝が生れるのです。
 
私は、情報システムは低コストで容易に改訂できる環境を利用すべきと考えています。
業務は生きています。日々最も効果的な仕組みで運用する事が求められます。しかし、
従来のシステム運用は、非常にコストと時間がかかりました。使いづらいシステムを
我慢して使うという本末転倒な問題点が度々発生していました。これは情報システムの
開発を外注した場合、更に問題を深刻にします。情報システムがどうなっているか全く
判らない、そして運用コストが適正かどうかも判断ができない。その様な状況を生みます。
そうなると情報システムは経営のお荷物となってしまいます。そうならない為には、
自社の担当者が仕組みを理解でき、可能であれば自身で手直しもできる環境が大切だ
という事になるのです。
 
私が通常お勧めしているのは、どの会社でも必ず持っているMicrosoft社のEXCELと、
無料で使う事のできるデータベースソフトを組み合わせたシステム開発です。
同じMicrosoft社のACCESSというデータベースソフトを使ってシステムを作れるので
したら、組合せても結構です。従来はEXCELを活用する場合、データもEXCELのシートに
書き込んでいました。シートにデータが埋まってくるとシート名を変えて新しいシート
を作ったりしています。関数などを組み込んで簡単に計算をしたりもできますが、
しかしながら、これだけでは手作業に変わりません。ポイントはデータ（売上情報や
顧客情報など）と、そのデータを表示するシート（伝票など）は分けて管理すべきだ
という事です。そうすると、シートの表示方法が変わっても、登録されているデータは
気にしなくても良くなります。データから管理資料を作る事も容易になります。
データはデータベースに、シートはEXCELに、この様な考え方で情報システムを作りだすと、
どんどん業務改善のアイディアが湧いてくるはずです。
 
最後に、自社の業務をシステム化する場合、まず人手が一番掛っているところから
改善していくべきです。実は簡単な定例作業に多くの手がとられているという事は
良くあることです。皆さんも、システムなんて全然判らないと言わずに、是非業務
改善の為に、情報システムへのチャレンジを考えて頂ければと思います。
 
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