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丹多 弘一
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閲覧数順 2016年12月08日更新

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秘密情報の受領・開示時の規則 について

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情報・知識 事業者側からみた機密保持契約(NDA)の扱い
こんにちは。グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本 雅暁です。

本日は、今コラムで継続して説明しています、NDAのことについて述べます。

今回は、前回このコラムで述べましたように、秘密情報の受領・開示時の規則 について述べます。
今回のテーマは、NDAの扱いにについて書きました一連の記事の中の最終項になります。

秘密情報をどう管理するかとの観点で、具体的なやり方を例示して説明いたします。


秘密情報には、二つの種類があります。

一つは、相手先から受領する秘密情報で、ふたつ目は、こちらから相手先に開示する情報です。


(1)相手先から受領する秘密情報の扱い

A.先ず大事なことは、NDAを締結しても相手先から秘密情報を安易に受領しない事である。
相手先との会話や、自社内での検討に必要な最低限の情報を受領するようにします。

B.相手先から受領する場合、どの部分が秘密情報か相手方と確認する。(なんでもかんでも「秘密」情報ではありません。)
仮に既に公開されている周知の情報であれば、「秘」マークがついている情報は、秘密情報とせずに、「秘」マークを取ってもらうか、受け取らないようにします。

C.受領・開示するルートを決める。
情報を受領・開示するひとを限定し、窓口を特定します。
これは、相手先及び当方の受領側の双方に決めます。

D.受領リストを作成する。
このリストには、受領した情報の項目、日付と受領したひとを記録として残しておく。
受領出来るひとは、あらかじめ登録しておき、そのひと以外には情報は受領出来ないようにする。


(2)相手先に秘密情報を開示する場合

A.開示先の情報管理体制を確認する。
相手方が自社と同等以上の管理施策を採用しているか確認し、必要があれば改善を要求する。

B.開示先に、どの秘密情報を開示するかきちんと連絡や説明を行う。
開示先の意思を確認して、秘密情報を開示します。

C.上記(1)C項と同様に、受領・開示するルートを決める。

C.開示リストを作成する。
このリストには、開示した情報の項目、日付と開示先のひとを記録として残しておく。


(3)伝達方法の確定

相手先と自社の間で、秘密情報の受け渡し・伝達方法を決めておく。

A. 郵送、直接手渡しなどの方法を取る場合
特に秘密度の高い「特秘」の場合、送付・到達を証明可能な伝達方法を利用(書留、宅配便など)する。

B.現在は、eメールなどの電子情報で秘密情報をやり取りする場合が多いので、以下の要領でルール化しておくことをお勧めしたい。

・開示する情報に対するアクセス制限の方法の確認
・パスワードを伝達する場合は、別法で行う(電話にて口頭か別eメールで伝達など)
・暗号化や電子証明書の設定
・eメール件名/本文の秘密情報の記載の禁止
・受領・開示したeメールも記録する(受領/開示の記録として残す)など、


NDAの扱いに関する記事は、上述しましたように今回で終了させて頂きます。

本稿を含めてNDAの扱いに関して、ご質問などがある場合私宛にメールにてお問い合わせ願います。


なお、NDAに関してもっと詳細な実務的な扱い方法などを含めた説明をして欲しいとのご要望を頂いています。
このご要望に応じるために、(仮称)NDA・秘密情報の取り扱いの課題と対応 について書いたものを電子書籍化してご提供する予定です。

出版の準備が整いましたら、本コラム欄にてお知らせいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

以上、

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイザー 山本 雅暁

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