Gmailのラベル - 経営戦略・事業ビジョン - 専門家プロファイル

青松 敬明
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丹多 弘一
丹多 弘一
(経営コンサルタント)
山本 雅暁
(経営コンサルタント)

閲覧数順 2016年12月04日更新

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 Gmailのラベル機能(いわゆる「フォルダー」)は大変重宝している。

 生まれてこの方、ファイリングには常に失敗し続けている。
 ほとんど全戦全敗である。

 その一番の理由は、紙の時代には、一つの物理的な紙を複数のファイルに入れるということは不可能だったからである。もっとも、コピーして複数のファイルに別々にいれることは可能ではあったが、コピーするのは面倒くさいし、そもそもファイルが分厚くなるのと、やる気は常に反比例してきたのである。

 紙がデジタルになっても大差はなく、どのファイルに入れるかが一番の問題であった。
 それが、Gmailのラベルを使うことによって一気に解決した。
 一つのメールにラベルをいくつ付けても構わないし、複数付けたラベルのうち一つをはずすのも1クリックである。

 受信トレイには、煩悩が山積みである。
 受信したメールの数だけ煩悩があると言っても過言ではない。
 要するに、どれかのメールを処理しようとしているのに、他のメールもあるばかりに、集中力が発揮できなくなるのである。そのうち次のメールが送り込まれてくる。。。

 そこで、受信トレイに入ったメールは、入った瞬間にラベルを付けて格納することにした。
 「すぐに返信するメール」とか、「ちょっと考えないといけないメール」とか、「アクションの必要なメール」とか、「スケジュール関連」とか。
 すると、常に受信トレイは空の状態なので、集中力を途切れさせる要因はなくなる。
 一気にメールの返信をするときには、「すぐに返信するメール」のラベル(=フォルダー)を開くと、今にも返信してくださいと言わんばかりのメールが並んでいるので、一気に返信。
 それ以外は、「ちょっと考え」たり、「アクションが必要」なので、それらに集中する時間をとって作業する。そのときにも受信トレイには煩悩はない。その間に煩悩メールが送りつけられたら、またラベルを付けて次にそのラベル(=フォルダー)だけ集中して対応すれば良い。

 実は、肝要なのは、行き当たりばったりで処理せずに、一度ラベルを付けて、そのラベルの中のものだけを集中して処理するようにすることのような気がする。
 受信トレイに入ってきたものを、順番であろうがランダムであろうが、別々の思考や対応が必要なものを並列で処理できるような構造には、この私の脳はなっていない。(参照:「脳みその構造」)


*「Gmailのラベル」より転記しました。