ビジネス文章力をアップさせる(10) - クリエイティブ制作全般 - 専門家プロファイル

野村佳代
出版/広告プロデュース〜企画・ライティングからデザイン・印刷まで 株式会社アスラン編集スタジオ 代表取締役
ライター

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ビジネス文章力をアップさせる(10)

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ビジネスでのハガキによるお礼状(1)





相手との信頼関係を築くカギとなる



最近はメールが主流になっておりますが、ハガキによるお礼状は相手との信頼関係を築く大切なツールです。
メールと違ってタイムラグが発生してしまうのが難点ではありますが、特に早くお礼を伝えたい場合は、「その日のうちにメール」したうえで、「その日のうちにハガキを投函」しましょう。
これなら、スピーディに感謝を伝えられるうえ、手書きのハガキという暖かさも演出できます。

それでは、ハガキによるお礼状のポイントを紹介しましょう。

(1)印刷よりも手書きで
手書きというところで躊躇する人も多いのですが、やはり手書きには印刷した文字やメールより、受け取った人をホッとさせる効果があります。
私も文字が下手で嫌になることがありますが、それでも手書きにこだわっています。

(2)慣れると10〜15分で書けるようになる
手書きは時間がかかるという人もいますが、慣れると10分で書けるようになります。
最初のうちこそ、間違えたりして最初から書き直し、ということもありますが、続けることでミスも少なくなりますし、「書く」ことに対する抵抗感も薄れてきます。

(3)当日のうちに投函する
たとえば商談のお礼状なら、その日のうちに投函しましょう。相手から何かプレゼントいただいた場合なども、その日のうちの投函が基本です。
また、旅先や出張先、季節の折々にふれて、特段の用もなく出すハガキも、相手の印象に残ります。

(4)基本は7行で
手書きのハガキの場合、文字を小さく書いてたくさん伝えることもできますが、時間がかかってしまいます。
それより、「基本は7行」として定型パターンを作っておけば、10分で書き終え、その日のうちに投函することができます。
手書きのハガキに慣れると、電車での移動中やちょっとした空き時間に書くことができますので、スピーディに相手に感謝を伝えたい場合は、短く収めましょう。
実際、市販のハガキで罫線が印刷されているハガキは、7行のものが多いのです。

(5)ハガキと切手は持ち歩く
すぐに、いつでもお礼状を書けるよう、ハガキと切手は持ち歩くのが基本です。
私の場合は、ビニール袋に入れて手帳にはさんでいます。

「1日に1通のハガキを書く」ことを目標に、始めてみませんか。

次回は、ハガキでのお礼状の「文例」について紹介します。