中小企業のユニファイドメッセージング 電話とPCの融合！

皆さん、こんにちは。

日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

今回は、前回に引き続き、ユニファイドメッセージングの第三弾として、電話を取り上げたいと思います。

その前に、今回からこの記事を読んでいる方の為に、復習を兼ねて、「ユニファイドメッセージング」について、もう一度、復習ですが、「ユニファイドメッセージング」とは、ビジネスを行う上で、他社とコミュニケーションを行う方法は、電話、メール、FAX、チャットなど、多岐に渡ります。

これをPCで一元的に行うことにより、世界中、どこに居ても、インターネットにさえ接続をしていれば、あらゆる手段でビジネスに必要なコミュニケーションを行うことが出来るというものです。

このユニファイドメッセージングにより、情報の一元化による業務の効率化、セキュリティ、バックアップの確保が容易になります。

そして、万が一、大規模災害やパンデミックなどの非常事態が発生しても、自宅やサテライトオフィスなどのオフィス以外の場所で、いつも通りの業務を継続することが出来るBCP（Business Continuance Planning）策定にも役立つのです。

それでは、今日のテーマの「電話とPC」の融合についてお話したいと思います。

皆さんは、会社で固定電話をお使いかと思います。携帯電話が普及したとはいえ、初めてその会社に連絡を取るときや、まだ、関係が出来ていない取引先の担当者に電話をする場合、携帯電話にはなかなかしにくいというところもあり、固定電話にかかってくる電話というのは、減らすことが出来ないと思います。

この固定電話の特定の場所でしか通話が出来ないという点を解決するのが、インターネット電話なのです。

つまり、パソコンからインターネット経由で電話をかけたり、かかってきたりということが出来るのです。

代表的なサービスとしては、Skypeというインターネット電話があります。

http://www.skype.com/intl/ja/home/

パソコンやiPod Touch、iPhoneなどに、Skypeソフトをダウンロードしてインストールすると、通常の電話回線ではなく、インターネット回線、あるいは、Wifi、3Gの回線を使って、電話が出来てしまうのです。通常の一対一の通話だけでなく、複数人数での電話会議というのも簡単に出来てしまいます。

複数人数の音声通話だけなく、Skype同士であれば、ビデオ通話も出来てしまいます。

今まで、わざわざ同じ場所に集まって会議をしたり、あるいは、テレビ会議の設備を何百万円もかけて導入していたものが、これで済むようになってしまうのです。

そしてさらに、固定電話よりも優れた機能として、下記のものがあります。

・パソコン上の画面で、図や絵を描きながら説明したり、資料を見せながら電話会議が出来る

・在籍状況が常に確認できる

・会議の内容を録音できる

・接続先のパソコン画面を共有できる

・接続先のパソコン画面を許可があれば、コントロールできる

これらのことが、インターネット接続環境があれば、世界中どこに居ても出来てしまうのです。

しかも、これらの機能はすべて、Skypeユーザー以外への通話、着信電話番号の取得以外は、すべて無料で提供されています。

もし、万が一、オフィスなどへの立ち入りが出来なくなったり、新型インフルエンザなどで出社が出来ないような事態になったとしても、自宅や一時的なオフィスなどで、Skypeを使って仕事を続けることが可能となります。

しかし、普段のビジネスでも、個人事業の方や、一人で会社をやっている方、一日中、お客様先のオフィスなどで仕事をしている方は、アシスタントや秘書などが居なくても、会社の代表電話にかかってきた電話をSkypeに転送して、パソコンで電話を受けることが出来ますし、有償のボイスメール機能で、メッセージを残しておいてもらい、Skypeソフトを起動した際に、そのメッセージを確認することも出来ます。

特に、海外出張をされる方などは、携帯電話の高いローミング費用をかけないで、会社の固定電話の番号をSkypeに転送することで、いつでもどこでもインターネットに繋がる環境があれば、Skypeで電話を受けたり、ボイスメールの内容を確認できますし、Skype経由で安価に国際電話をかけることも出来ます。

経営者や営業をやっている方であれば、実感していると思いますが、一本の電話で、信用を失ったり、ビジネスチャンスを逃してしまったりすることが多くあることをご存知かと思いますが、Skypeを使うことにより、いつでもどこでも電話対応が出来るようになり、ビジネスチャンスも増やすことが出来るのです。

ユニファイドメッセージングにより、電話もすべてパソコンの中で処理をすることにより、こんなにも、音声コミュニケーションが高いレベルで実現できるようになる「Skype」、是非とも日常の業務に取り入れてみてください。

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