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- 臼井 優樹
- 株式会社ユザック 専務取締役 サポート事業部門長
- パーソナルコーチ
６）ギュウギュウ詰めはダメ！スケジュールには余裕を！
こんにちは。パーソナルコーチの臼井優樹です。
「今日も、予定通り行かなかった！」
「待ち合わせには間に合ったけど、電車が遅れてヒヤヒヤした！」
こんなこと、ありませんか？
私も、対面コーチングの際の待ち合わせに遅れそうになって慌てた
ことがあります。幸い電車運行の復旧が早く、時間までには間に合い
ましたが、とてもあせって、うわずった高い声で挨拶をしてしまい、
笑いあった思い出があります。
まじめな人ほど神経をすり減らし、まいってしまうことも多いとい
います。そんな人はスケジュールもギュウギュウ詰めにしてしまいが
ちです。
・人を待たせることを心配するストレス
・仕事の納期が遅れそうといったストレス
・自分で決めた仕事の時間配分が思うようにいかないことによるストレス
など、メンタヘルスの観点からも自分自身で追い込むことは避けた
いものです。時間配分ひとつで回避できるストレスもあります。
ズレて時間をオーバーしたことで自分を責めて、とりあえずがむし
ゃらに仕事をこなしているだけでは、上手なタイムマネジメントは難し
いでしょう。
それを続けてしまうと、ストレスコントロールは一層難しいものにな
ってしまいます。
これを機会に仕事や移動の時間の見積もりについて、自分の中の
基準を今一度見直してみることをお薦めします。
人にもよりますが、
・移動時間は何もトラブルがないときの２倍を見込んでおく
・仕事は時間の見積もりを1.5倍にするように決める
・自分以外の人がからむ場合には、仕事時間の見積もりは2倍と決める
・急な仕事が予想される場合には、予備の時間を１時間確保しておく
など、見積もりの仕方の見直しをしておくと、精神的なストレスは、
とても軽減できます。
まずは、今のスケジュールで、見積もりと実際の時間にどれくらい
ズレがでているか確かめましょう。特に、順調にクリアできたときと、
トラブルがあって見積もりをオーバーしたときの実際の時間の差を
知ることは大切です。
そのためには、作業の開始時間と完了時間を記入することが必要
になってきます。
大体の時間がわかったら、順調にクリアできたときの何倍をスケジ
ュールとして確保しておくかという基準を決めましょう。
少し多めに時間を確保しておき、その作業に慣れて時間短縮がで
きるようになったら、また基準を少し厳しくするといった手順で、いき
なり無理のある設定にしないことが大切です。
特に、熟練した先輩の時間感覚で計画を立てることはやめましょう。
「先輩は一時間でできているから」という理由で、同じ計画を立てる
のは危険です。
目標値として意識するのはいいのですが、今の自分自身の能力の
範囲を知り、適当な計画にしていくことが大切です。
是非、あなた自身の現在の能力に見合った計画を立て、ひとつでも
多くその計画をクリアすることを楽しんでください。
今日のポイント
「自分の能力を見極め、スケジュールに余裕をもたせよう！」
私も計画するのは大好きで、油断するとギュウギュウ、ビッチリ！
10個の予定が実際には4個しかできなかった！なんていう日もあり
ました。
このコラムも、スケジュール化して書くことにしていますが、一本
書くのに１時間などと決めるのではなく、何本か書くことでトータル
で３時間など、一本一本には無理な時間制限を作らないようにして
います。
トータルの計画時間より早く仕事が進むととっても気持ちいい！
そして、次は少し短めの時間設定に挑戦してみる。そんな風に楽
しみながら仕事をすると、ストレスは随分緩和されますよ。
あなたは、どの業務でストレスを感じていますか？
そして、いつ時間の見積もりを見直してみますか？
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