クラウドの効果を高めるメール術 その2 - ITコンサルティング全般 - 専門家プロファイル

清水 圭一
日本クラウドコンピューティング株式会社 
東京都
IT経営コンサルタント

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閲覧数順 2016年12月09日更新

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クラウドの効果を高めるメール術 その2

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中小企業経営にクラウドコンピューティングを活用

皆さん、こんにちは。
日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

今日は次回は、前回の続きで、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」という方法が、どうしてクラウドコンピューティングによって、仕事の生産性をさらに加速するのかを、お話したいと思います。

電話で相手に用件を伝える場合と、メールで用件を伝える場合、一番、大きいのは、履歴が残るということです。後になって、自分自身、電話で何を相手に伝えたのか、また、受け取った相手の方も、何を受け取ったのかということが、確認することができるのです。

こういったメールで伝えた後に、さらに電話で話すというのは、二重のコミュニケーションになって、非常に煩雑に思えるかも知れませんが、メールを書くということで、次のような効果があります。

1.文章にすることによって、伝えたいことが整理され、明確になる

2.相手と交渉するにあたっても、書くことによって論理的な内容となり、スムーズに交渉が進められる

3.履歴を残すことによって、どのような内容を伝えたのかが残るので、後になって確認が出来るだけでなく、もし、関連のことで上手く事が運ばなくなってしまった場合、何に原因があったのかということを、時系列の履歴を見ながら、分析することが出来る。


つまり、自分の仕事のメールで履歴と残すことは、リアルタイムでは、正確性、論理性などが磨かれ、将来に渡っては、自分の仕事の内容を見直し、反省と新たな改善策へと進めることが出来るのです。

このことは、PDCAサイクル(PDCA cycle、plan-do-check-act cycle)などと呼ばれ、事業活動における生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める手法の一つ)の日常での実践となります。

そして、このPCDAサイクルを実践するプラットフォームとして最適なのが、まさしくクラウドコンピューティングなのです。

クラウドであれば、このようなメールと電話によるコミュニケーション内容を保存、記録することが容易に出来て、その内容が膨大な量であろうとも、いつでもどこでも取り出すことが出来ます。

こういった日常の仕事の進め方の一つだけでも、クラウドを活用し、メールで情報伝達を行うことになって、皆さんの仕事だけでなく、皆さんの会社の従業員は、日々、仕事を通じてPCDAサイクルを実践し、仕事のスキルを磨いていくことが出来るのです。そして、その結果、知的生産性の向上に繋がって行くのです。

強い会社というのは、従業員が知的生産性向上を常にしている会社です。是非とも今から、このことを実践してみてください。



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