クラウドの効果を高めるメール術 その1

皆さん、こんにちは。
日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

今まで、中小企業のクラウド活用術について、様々な活用事例を方法を紹介してきましたが、今日は、これらの効果を高めるためのメール術についてお話したいと思います。

皆さんは仕事で取引先や社内関係者に連絡をする時に、どのような手段で、連絡を取りますでしょうか？

何でも電話で連絡してくる人、緊急な要件でもメールで連絡をする人など、特定の連絡手段に偏っている人もあれば、その内容に応じて、上手く使い分けている人もいるかと思います。

私自身、過去にどのようにしたら、確実に間違えなく内容を伝えることが出来、それを受け取った人がどのような感情を持ち、自分が期待する行動を相手に起こさせ、円滑に仕事を進めることが出来るかということを考えてきました。

そして、クラウドコンピューティングによって、それらをさらに円滑に行けるかを、自分自身や当社のスタッフ、お客様などから学んできました。

そこで辿り着いたのは下記の方法でした。それは、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」というものです。

緊急連絡を行う場合は、メールはその人が本当に見ているかどうか、また、内容が正確に伝わっているかどうか、話しながら確認しなければなりません。

ですので、携帯電話などのリアルタイムコミュニケーションが出来る方法で、意思伝達を行います。

しかし、緊急性のない内容については、最初はメールで伝えたほうが、自分の為にも相手の為にもメリットが多く、正確な意思伝達が出来るようになるのです。


メールで意思伝達するメリットは、大きく分けて次の３つがあります。

１．伝達内容の正確性が増す
文章にして書くことによって、伝える内容について曖昧な言い回しや表現が減り、後々、伝達内容が残ってしまうという緊張感から、無責任なことやいい加減なことを書くことが出来ないため、メールで伝える内容は、正確性が増します


２．論理的で説得力のある意思伝達が出来る
話して伝える場合は、内容よりも、話し方や表情などの感情的な情報のほうが大きく、聞き手も、感情的な受け取り方をしていまい、後々、その受け取った伝達内容について確認してみると、正確な理解をしないことが多くあります。

しかし、メールの場合は、発信者も受信者側も、伝達内容について、順序だてて、受信者側の思考順序に沿ってメールを書き、受信者側も解り難い点は読み返したり、行間に書かれていることを予測しながら、内容を理解しながらメールを読んでいきます。

ですので、文章で意思伝達をする場合は、論理的で説得力のある内容にせざるを得なくなるので、結果的に、話して伝えるよりも説得力のある内容になるのです。

３．自分も相手も過去の伝達内容を確認、保存できる

電話などで伝達内容を伝えた場合、相手はメモを取れる状況ではないかもしれませんし、多くの人は、メモを取らなくても多少のことであれば、覚えておけると、自分の記憶力を過信しています。

しかし、これだけ様々な情報が様々なメディアから入ってくる時代になると、どんなに記憶力が優れている人であっても、なかなかすべてを覚えているというのは難しいことなのです。

メールで伝える場合、発信者も受信者も伝達内容を後で、見返すことができますので、忘れることもなくなり、あとでそのメールをチェックリストとして使うことも出来ます。

以上が、メールで意思伝達をする大きな３つのメリットですが、だからといって、メールだけで済ませてはいけない場合も多くあります。

なぜならば、すべての人がメールによる意思伝達をコミュニケーションの主要手段にしている訳ではないからです。

そして、その人達にも自分が伝えたいことを確実に伝えなければ、結果として、自分自身の仕事は、非効率なままで、上手くは行きません。

また、論理的に伝達内容を伝えるだけでなく、複雑な事柄であれば、詳細にその内容を説明し、感情的にも、その内容の重要性などの付帯情報も伝えなければなりません。

しかし、このことは、メールはなかなか伝えることが難しい部分でもあります。

ですので、最初はメールを送り、内容や重要性、複雑性によっては、そのフォローを電話や対面した打ち合わせなどので行う必要があるのです。

そうすることにより、メールで意思伝達をするメリットと、電話や対面会議なので行うリアルタイムコミュニケーションのメリットが加わり、円滑な仕事が出来るようになり、結果として、生産性を上げることが出来るのです。

そして、クラウドコンピューティングによって、過去の意思伝達の内容をすべて保存し、いつでもどこでも、どの情報を引き出せるメリットを最大限に享受し、クラウドが皆さんの仕事の生産性をさらに加速していくことが出来るようになるのです。

次回は、この続きで、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」という方法が、どうしてクラウドコンピューティングによって、仕事の生産性をさらに加速するのかを、お話したいと思います。

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