音声メールを活用して、社員にメッセージを伝える - IT戦略 - 専門家プロファイル

清水 圭一
日本クラウドコンピューティング株式会社 
東京都
IT経営コンサルタント

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音声メールを活用して、社員にメッセージを伝える

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中小企業経営にクラウドコンピューティングを活用

皆さん、こんにちは。
日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

今日は、ユニファイドメッセージングの続きで、音声メールについての活用方法をご紹介したいと思います。

皆さんは、社内関係者や社内全員に告知したいことがある場合、メールで連絡をするかと思います。

メールは、一斉に同じ事を多くの人に伝えるには非常に便利な道具ですが、大きな欠点があります。

それは、「細かいニュアンスや感情が伝えにくい」ということなのです。

柔らかい口調で伝えようとしていることも、改めて文章に直すと冷たく感じたり、同じ業務の指示でも命令的に受け取るような内容になってしまうこともあります。

ですので、どんなにコミュニケーション手段が発達しても、会議などで直接、口頭で様々なことを伝えるということを続けざるを得ません。

もちろん、相手に伝えたい内容や重要度によっては、Face to Faceで伝えることは重要ですし、その効果は否定はしません。

しかし、メールで伝えるには不十分だけど、わざわざ関係者や社員全員を一つの場所に呼び出すまでもないこと、あるいは、それが時間的にも、物理的にも出来ない状況である時に、音声メールを活用することが出来るのです。

音声メールとは、ボイスメールとも言われるもので、各社員一人一人に内線番号が与えられて、留守番電話のメッセージのように使うタイプのものと、メールに音声ファイルが添付されて、それを受信者がパソコンやスマートフォン
などで再生をするというものです。

前者のタイプは非常に導入コストもかかりますので、中小企業にはあまり現実的な方法ではありません。

しかし、後者のタイプであれば、パソコン一台、スマートフォン一台あれば、簡単に出来てしまいます。

スマートフォンなどの場合は、音声録音ソフトがプリインストールされていますので、それを使って、留守番電話を吹き込むように録音し、関係者のメールアドレスや、全社に一斉配信されるメーリングリストなど送るだけです。

例えば、当社が顧問を務める企業では、週末に社長自ら、その一週間の業務を振り返り、良かった点、今後、改善すべき点、会社全体がどのように進もうとしているのかをボイスメールに吹き込んで、全社員に配信をしています。

以前はメールで行っていたことも、音声ファイルにで配信をするようになってから、社員の反応やその内容に対する理解とマインドシェアが上がり、社員が生き生きと仕事をするようになったり、経営感覚を持って仕事をする社員が増えたという効果も出てきております。

是非とも、音声メールの活用は、経営者の思いなどのメッセージを全社員に効率的に伝え、会社の後の世代にも、その思いを伝えていく良い方法ですので、是非とも活用してみてください。

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