ビジネス文章力をアップさせる(22) - クリエイティブ制作全般 - 専門家プロファイル

野村佳代
出版/広告プロデュース〜企画・ライティングからデザイン・印刷まで 株式会社アスラン編集スタジオ 代表取締役
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対象:クリエイティブ制作

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閲覧数順 2016年12月06日更新

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ビジネス文章力をアップさせる(22)

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トレーニングで文章を書く際のコツ




400字を目安に書いてみる




「短い文章なら何とかなるけれど、長い文章が苦手だ」という相談を受けることがあります。
ビジネスで書く文章の中でも、レポートや報告書などは比較的、長文と言ってよいでしょう。また、ホームページに掲載する会社案内や方針、メルマガなども長文です。

たとえば、企画書の「企画書の主旨」などと表記される総論は、たいてい200字くらいです。A4横書きだとすると40字×5行程度になります。
これくらいなら、心理的な負担が少なくて書けるのではないでしょうか。

ところが400字となるととたんに躊躇する人がいます。
「400字=原稿用紙1枚」という子どもの頃からの刷り込みのせいでしょうか。
400字以上になると、「長文」と感じてしまうようです。
これもA4横書きだとすると、40字×10行ととらえてみましょう。
5行が10行と倍になるだけですから、極端に長文であるわけでもないのです。

実際に、先ほどの「企画書の主旨」やレポートの「総論」も、長い場合は400字くらいあります。

これは、400字がひといきで読める長さの限界、つまり読み手の集中力がもつ限界だからかもしれません。
400字をスピーチすると、ちょうど1分くらいという話もあります。これも、聞き手の集中力の問題なのではないでしょうか。

そのため、長文の文章は400字を目安にすると、書きやすくなります。

たとえばA4用紙1枚のレポート提出を命じられたとします。
大まかですが、A4用紙1枚だと、40字×30行で1200文字ほどになります。

これを、下記のような文章の構造にしてみましょう。

├────────┤
│   総 論   │
├────────┤
    ↓↓
├────────┤
│  各論(1) │
├────────┤
    ↓↓
├────────┤
│  各論(2) │
├────────┤
    ↓↓
├────────┤
│  各論(3) │
├────────┤


ちょうど、400文字づつ書けば、1200字になるわけです。

各論が4つある場合は、総論を400字書くと、各論が200文字ずつになります。
同じように、各論が5つある場合は、総論400字、各論160文字が目安です。

このように、1つの大きな固まりが長くても400文字を目安にすると、文章の構造があらかじめわかりやすくなるのではないでしょうか。

文章を書いている最中にも目安になります。
「各論が長くなりすぎて、言いたいことが全部伝わらなかった」という事態を避けられるわけです。
もっと長い文章も、基本的に考え方は同じです。
1つの固まり(論の展開)を、短くて200文字、長くて400文字で積み重ねて、全体のボリュームを調整します。


そのため、文章を実際に書くトレーニングをしたい場合にも、400文字を目安にするとよいと思います。

A4用紙でたった10行です。
ぜひ、チャレンジしてみてください。

次回は、「ビジネスで書く文章の特徴」について、改めて考えてみましょう。


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