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ファイル名に使ってはいけない文字や、ショートカット利用のコツなど

IT全般 2014-04-17 00:00

上級者は自然とやらないことだけど、ビギナーはついついやってしまう。
リテラシーと呼ばれるものは、そんな性質があります。

今回は、ファイル名やショートカットなど身近なものの取り扱いについて触れたいと思います。

ショートカット編

共有ファイルサーバなどのファイルやフォルダでよく使うものは、お気に入りに登録したりショートカットを使ったりするものですが、その際に気を付けたい点がいくつかあります。

まずは、一度作成したファイル名は原則として変更しないこと。
これは、ショートカットが使えなくなってしまうためです。

次に、原則としてファイルそのもののショートカットではなく、格納されているフォルダに対して登録すること。
理由は、ファイル名が変更された場合に使えなくなってしまったり、日付やバージョン違いの最新版が同じフォルダに格納される場合に古いものを更新してしまうリスクがあることがあること等が挙げられます。

特に、ファイル名＋日付で管理することも多くありますが、フォルダを開いてみると一目瞭然であることも、ショートカットでファイルを開いていると気づかないものです。

ファイル＋ネーミング編

まず、ファイル名に「最新版」という表現を使わないこと。
単純な話ですが、いつ時点の最新版かわからなくなってしまいます。

次に、ファイルやフォルダ名に「機種依存文字」を使わないこと。
例えば、㈱などの略字や、★◎▽などの記号系などですね。

これはファイルやフォルダの名前だけでなく、メールでも文書でも、とにかく使用しない方が無難です。

というのも、機種依存文字というのは、その名の通り使っているパソコンやスマホおよびプリンタなどの機種に依存するため、いま目の前では正常に見えていても他の環境で見た場合に正しく見られないことがあります。

こういったポイントは、実に「ちょっとしたこと」です。

しかし、例えば5年に1回しか起こらないトラブルであっても、起こらないに越したことはありませんし、そのトラブルが大きな損害をもたらすものであることもありますので、「ちょっとしたこと」だからこそ、日ごろから気をつけたいものです。

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