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対象:マナー

上司が打合せ中、急ぎの電話を取り次ぎたいとき

スキル・資格 マナー 2013/07/31 19:39

打合せ中の上司宛に電話がかかってくることが何度かあります。
いつもは伝言を聞き、上司の机の上に伝言メモを貼って対応をしています。
この前は、早急に対応しなければならない用件の電話で困っていると、運よく上司が応接室から戻られたため、すぐに対応してもらうことができました。
もし、応接室から戻られない場合は、打合せ中に割り込んでも良いのでしょうか?
やはり、打合せが終わるまで待っていた方が良いのでしょうか?今後のために教えてください。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 32歳 )

回答:1件

打合せ中のお客様に失礼をお詫びしてから、上司にメモを渡す

2013/07/31 20:14 詳細リンク

こんにちは、スノウ2250さん。
上司や担当者がお客様と打合せ中に、電話がかかってくる機会は沢山ありますね。
名指し人が不在の場合は、代案として
1.折り返しご連絡する、2.伝言を承る、3.用件が分かる他の方に代わる
など状況に合わせて対応をしていきます。しかし、今回のスノウ2250さんの「早急に
対応しなければならない用件」の場合は、すぐに名指し人に(今回の場合は上司の方)
伝え、判断を仰ぐ必要があります。自己判断で行動しないようにしましょう。

電話を保留にして、メモで知らせる場合の手順は次の通りです。
1.入室してすぐ、お客様にお詫びをする「お話し中、申し訳ございません」
2.上司に電話の内容や相手の名前を言葉で言わずに、メモを渡し、急がれている
ことを記す
3.上司の指示を仰ぐ です。

応接室に入った時、まずお越しいただいているお客様に「お話し中、申し訳ございませ
ん」と、話を遮る失礼をお詫びします。
その後に、上司に近づき小さな声で「課長、お電話がありました」や「課長、お願いし
ます」など言いながら用件を書いたメモを渡します。お客様の前では、伝言内容や電話
をかけられた方のお名前は言いません。そして、その場で上司の指示を静かに待ちます。
その後、上司からの指示によって、スノウ2250さんが上司の代理で電話に出て、伝言内
容や折り返し上司から電話をしますなどを伝えます。
緊急度の高い場合は、来客中のお客様をお待たせしたまま、上司が一旦応接室から出て
対応されることもあります。
「お越しいただくお客様」、「お電話をいただくお客様」共に大切なお客様です。
状況に合わせてベストな応対が出来るように気配りをし、お客様と上司のかけ橋になり
ましょう。

打合せ
代理
電話
行動

回答専門家

竹上 順子
竹上 順子
(研修講師)
代表取締役
0859-37-0770
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