簡単な議題は事前に結論を提示し、会議は確認の場に

会議の目的にもいろいろあり、一概には言えませんが、もし『結論を出すこと』が目的であれば、大抵の場合、部署のリーダーには''「こういう結論にしたい」という「腹案」''があるはずです。

そういった道標もなく、ただ漠然と「どうすればいい?」といった会議を開くのであれば、時間がかかるのは当たり前です。ですから、効率よい会議にするには''部署のリーダーは事前に各議題について結論の「腹案」を固めておく''ことが大切です。

もちろん、最初からその「腹案」を「結論」にしたのでは会議の意味がない、という側面もありますが、議論する時間に限りがあり、効率よくしたいのであれば、結局、議論で決着がつかなければ''最後は部署の責任者が決定する''わけですから、事前に「腹案」を固め、簡単な議題については、その''「腹案」を議論の前に『仮の結論』として提示してしまう''ことです。

こうすれば会議は参加者のコンセンサスを得るための確認の場になり、テキパキと議事は進むはずです。それでも、メンバーから''より良いアイデアや提案があれば、柔軟に結論を変えていけばいい''わけで、とにかくすべての議題について、あてもなく議論を尽くしていたのでは、それは時間がいくらあっても足りませんし、結論がすぐに出るはずもありません。

リーダーが「腹案」を持てないような議題についても、メンバー6名をメーリングリストにして、会議をする前にメールで十分な意見交換をすることで「腹案」ができてくるはずです。とにかく会議を効率良くするには、やはり''リーダーの「リーダーシップ」が欠かせない''というわけです。