会議をうまく進めるためのコツを教えてください

数人までなら話しやすくても、7〜8人以上になると、聞く人の視線や、職位または立場の違いが気になってしまい、活発な発言が出にくくなってしまうことはよくあります。

こんな時は、会議に参加している「人」に対してではなく、出された「意見」に対して討議を展開していく、というスタントを作り出すことが大切だと思います。

まずは、会議の時間帯や開催場所を工夫してみてはいかがでしょうか。

リラックスした雰囲気を出すには、コーヒーを片手に、立ったままディカッションする、という方法もあるでしょう。

また、朝の30分、という限られた短い時間で目標の内容を話し合う、というようにスピードアップを図るというのもいいかもしれません。


ビジネスコミュニケーションのコンサルテーションで、このような対策をご提案しています。ご参考になればと思います。

■オンラインによる事前発言
1. 事前にアジェンダをメールで配信し、各自それに対する意見、コメントをメールで議長が集めて、議事進行の流れに沿って整理しておく。

2. 実際の会議の場で、その意見を議長が紹介する形式で進めていく。議長がクッションになって発言者が直接矢面に立つことが避けられ、また議長がその意見に対しての建設的な発言を促すことで会議を活発化させる。

■小グループでのサブミーティングの開催
1. 予め、小グループに分かれて、事前ミーティングを開催し、提案をまとめておく。

2. 本会議では、小グループの代表者が少数意見の紹介も含め、発表してもらう。

事前ミーティングはメールや電話等でもOKで、要は少人数での話し易い雰囲気の場で意見を出してもらうことが大切です。

参加者数が多くなっても会議で議論を盛り上げたいなら、やはり手馴れた進行役が欲しいところです。もちろん人選は難しいのですが、ご自身の部署であり、会議をうまく進めたいと思っているあなたこそが進行役を買って出るといいでしょう。

会議中の仕切りはもちろん、会議前にアジェンダ(進行表)を渡して参加者に徹底しておき、それぞれの議題について中心人物(あるいは担当者)に議論の呼び水となる発言をするようにお願いしておくといいでしょう。

自分より進行役がうまくできそうなメンバーがいれば依頼する選択もありますが、ビジネススキルという意味では「進行役」ができるようになりたいところです。ある程度は「慣れ」の世界なので、積極的に引き受けて、コツをつかんでいきましょう。

人数が多くなって、発言しづらいだけなのでしょうか?
人数が多くなると、時間が不足しやすく1人あたりの発言時間に無意識に制限がかかるケースがあります。でも･･･。

先に、立場の違う人への配慮など発言しづらさそのものが起こっているケースを考えてみましょう。

まず、考えられるのは、個々の参加者の発言に対する受け取り方の問題があると思います。
立場的に優位に立ち自説以外を排斥する方、
批判的な発言をする方、ひやかしや全て反対する方、
後で議題に異説を出してくる方などはいませんか?
もし、このような方がいましたら、まずは一切の批判をやめていただきましょう。

やめてもらうには、最初は全員で笑えるような突拍子のないアイデアも含め、アイデアだけを出すようにしていくというルールを設定して始めると良いですよ。
次にアイデアをグループ分けして優先順位を決めてから、意見を出し合うようにします。
意見を言う時も、まず良い点から意見を言うというルールを設定します。
そうして、批判や反論が出てきても、ニッコリ笑って「それは貴重な意見ですね」と議長が肯定してしまいましょう。

褒める・ねぎらう・認める。
この3つがあると、批判や反論も聞きやすく感じるものです。自分の言った意見は間違っていても納得してしまうという心理的なものを利用することで、批判的な人も批判を緩めるので、会議がスムーズになります。
私がファシリテーションする時も、この方法は好評です。
そうやって会議を進めると、きっと皆さんリラックスして活発な意見をだしてくれます。

ただ、アイデア出しから行うと時間がかかる方法ですから、良い点から意見を言うというルールだけ取り入れてみても良いかもしれませんね。
ぜひ、お試しいただき、結果をお聞かせいただけると幸いです。
マインドック有限会社

回答をさせて頂きます。


人は2人～3人という、少人数での話し合いであれば

自分も積極的に話さなければならない環境により否が応でも前向きな姿勢で臨むと同時に

相手の意見もしっかり聞かなければならないためさらに前向きな姿勢になり

その場は意義のあるものとなる傾向にあります。


しかし20人という、少し多い人数での話し合いともなれば、人が人を埋もれさせるため

自分が前に出なくても目立たないし何の問題もないという受け身の姿勢を生み出すと同時に

相手の意見も別に聞かなくても何の影響もないというさらなる受け身の姿勢を助長し

その場は往々にして意義のないものとなる傾向にあります。


ところで、その会議には各チームの代表者(発言者)の意見をまとめる

先導役の方はいらっしゃるのでしょうか？

それとも、各チームの代表者が発言するだけなのでしょうか？


もし前者であれば

その方の雰囲気(※)が会の雰囲気を左右させる力をもつため

原因は先導者にあるともいえます。


もし後者であれば

発言者ひとりひとりの雰囲気が会の雰囲気を左右させる力をもつため

原因は発言者ひとりひとりにあるともいえますが

そもそも先導者の不在にあるともいえます。


10人中1人でも後ろ向きな人間が居れば、その場は

後ろ向きな人間の空気に引きずり込まれるのが人間の心理です。

しかし前者にあれば、そういう人をも牽引する役目により少なからず引き上げられ

ある程度下げ止まるものです。


たったひとりの気持ち(人としての仕事に対する姿勢)が

その場の雰囲気をつくってしまうということです。

しかし、たったひとりの気持ちがその場の雰囲気を創ることができる！ともいえます。


社員ひとりひとりが会社の顔といわれます。

人は、近い人(毎日顔を合わせる人)の真似をする習性があります。

自分だけが「出る杭になりたくない」日本人特有のメンタルの働きがそうさせます。


従って、これではダメだ！と気付いた人が

みんなのために出る杭となれば良いのです。


人間の気持ちは、潜在的な向上心により

なんとなく良いほうに引き寄せられる性質があります。

あなたが先導役となってあるべき姿を見せ、ひとりひとりの意識を牽引することにより

会議は昔以上に活性化することになると思います。


自分が見本となるのです。