【第4回】メールソフトにおける具体的な対策 - ITコンサルティング全般 - 専門家プロファイル

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【第4回】メールソフトにおける具体的な対策

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他言語ベースのシステムとユーザビリティについて
今回は,相手に失礼にならずに丁寧な敬称表現をつけてメールを
返信あるいは送信する方法をご紹介します。まず,返信メールの
場合は,相手の名前のあとに「様」ないしは「さん」などの敬称を自分で
その都度付け加えることです。これによって相手にはきちんと敬称が
ついた形でメールが届きます。あるいは急いでいる場合など,
名前の記載自体を削除してメールアドレスだけにしてしまってもいいと思います。
この方法は私もよく使いますが,相手先の欄にメールアドレスのみが記載
されるため,特に失礼にはあたらないでしょう。

また,アドレス帳を定期的に点検して,登録した名前にも「様」などの敬称を
つけておけば安心です。さらに,Outlookのアドレス帳には英語環境の名残で
「姓」と「名」の順番を選べる機能もありますので,この順番も必ず
「姓,名」となっているかどうか確認しておきます。これが逆になっていると,
記載が「太郎様,山田」ととんでもなくおかしくなってしまいます。

普段何気なく使っているメールソフトですが,これらの点に少し気を遣うだけで,
日本語の適切な表現に合ったきれいな使い方ができますし,相手に与える印象も
変わってくると思います。このように,特に外国で開発されたソフトウェアや技術に
おいては言語上あるいは文化上の相違点をきちんと理解して使うことによって
相手に失礼にならずにインターネットやPCを使うことができます。

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