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前回、Googleのサービスのうち、GmailとGoogleカレンダーを使って、情報の一元化をするという話題でした。
結論として、一元化は、コストがかかります
一元化を実現するスタート時に、お金あるいは、時間のどちらかのコストを支払う覚悟は、やっぱり必要です。
ただし、昔ほどかからなくなりました。それほど、この概念が一般化してきたというべきでしょう。
まず、考えることは、「覚悟」です。
絶対、メールは、Gmail。スケジュール管理は、Googleカレンダーを使うんだ！という「覚悟」です。
もちろん、このGoogleのサービスではなくても
・メールを一元化設定できるWebメールを使う。
・スケジュールをモバイル機器や携帯電話など複数のデバイスで入力と確認できるツールを使う。
※できれば、Exchangeサービスに対応しているものを使う
という点がポイントです。
すでに、このようなサービスを導入している方はおわかりでしょうが、覚悟なくしては、使えるようにはならないと思った方がいいと思います。個人レベルであれば、「好き」というレベルで使いこなせても、もし、これが企業レベルであれば、最終的に「選任運用部門の設置」なくしては、一元化の継続は難しいでしょう。（QC活動や勉強会など、ボトムアップの運営が継続のコツになるでしょう）
メール一元化でできること
・アイデアプロセッサ
・顧客情報管理
・会議議事録管理
・販売ノウハウ管理
・書類バージョン履歴管理
などなど、文書化するまえのノウハウレベルを時系列に管理できます。
しかも、このプロセスを用意に伝達可能になります。
なので、大事なのは、さまざまなメールアドレスに届く情報をPOPや転送設定、フィルタ
ラベル機能を駆使しして、「共有閲覧」する設定を行うことになります。
詳しい設定の仕方は、上記の文章の中に出てくる単語で、検索してみてください。
容易に見つかると思います。
次回は、「カレンダーの一元化」です。
