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- 岡本 興一
- ウィジット株式会社 代表取締役
- ITコンサルタント
例えば、メールアドレスです。
営業部門の代表アドレス sales@xxxx.co.jp
人事部門の代表アドレス recruit@xxxx.co.jp
会社全体の代表アドレス info@xxxx.co.jp
の様に作成しておきます。
そして、営業に関連するサイト、求人に関するサイト等へのメールアドレス登録を、こうした代表アドレスにしておくのです。
すると、人事異動や退職に伴う変更通知、変更作業を大幅に軽減できるので便利になります。
さらに、各代表アドレス宛のメールを、担当者に転送設定しておくと、変更せねばならない箇所が集約されるので、管理が楽になります。
しかし、こうしたメールアドレスの使いこなしが進むと、時々起こるのが、代表アドレスを作りすぎることです。
時々、これは何のアドレス？と社内で誰も知らないアドレスが作られていることもあります。
そうした意味では、メーリングリストも作り過ぎることがあります。
メーリングリストは確かに便利ですが、参加メンバーの多くがダブっている場合は、管理が大変煩雑になります。
MLへの参加メンバー管理がでてていないために、届いていると思っていたメンバーにメールが届いていないということもよくあることです。
人間が管理できるレベルにしておくこと。
誰が見てもわかるアドレスにすること
文書できちんと残しておくこと
社内でルールを明示しておくこと。
メールアドレス、MLの管理はこうしたことを守っておかないと、思わぬトラブルの元になります。
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岡本興一
