メールアドレス、MLを作りすぎる - ITコンサルティング全般 - 専門家プロファイル

岡本 興一
ウィジット株式会社 代表取締役
ITコンサルタント

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閲覧数順 2016年12月08日更新

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メールアドレス、MLを作りすぎる

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中小企業のIT化 よくある失敗事例
ある程度ITを使いこなしてくると、その便利さの罠にはまってしまうことがあります。

例えば、メールアドレスです。

営業部門の代表アドレス sales@xxxx.co.jp
人事部門の代表アドレス recruit@xxxx.co.jp
会社全体の代表アドレス info@xxxx.co.jp

の様に作成しておきます。
そして、営業に関連するサイト、求人に関するサイト等へのメールアドレス登録を、こうした代表アドレスにしておくのです。

すると、人事異動や退職に伴う変更通知、変更作業を大幅に軽減できるので便利になります。

さらに、各代表アドレス宛のメールを、担当者に転送設定しておくと、変更せねばならない箇所が集約されるので、管理が楽になります。

しかし、こうしたメールアドレスの使いこなしが進むと、時々起こるのが、代表アドレスを作りすぎることです。
時々、これは何のアドレス?と社内で誰も知らないアドレスが作られていることもあります。


そうした意味では、メーリングリストも作り過ぎることがあります。
メーリングリストは確かに便利ですが、参加メンバーの多くがダブっている場合は、管理が大変煩雑になります。
MLへの参加メンバー管理がでてていないために、届いていると思っていたメンバーにメールが届いていないということもよくあることです。

人間が管理できるレベルにしておくこと。
誰が見てもわかるアドレスにすること
文書できちんと残しておくこと
社内でルールを明示しておくこと。

メールアドレス、MLの管理はこうしたことを守っておかないと、思わぬトラブルの元になります。

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岡本興一