竹内 和美(研修講師)- Q&A回答「確認を徹底しましょう」 - 専門家プロファイル

竹内 和美
実践型研修で、結果が即・行動に現れます

竹内 和美

タケウチ カズミ
( 研修講師 )
株式会社オフィス・ウィズ 代表取締役
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報連相が漏れやすい方への指導について

スキル・資格 ビジネススキル 2021/03/23 20:04

仕事に慣れてきた後輩の行動に頭を悩ませています。
私は、後輩に対して社内外で使用する資料づくりのサポートをしてもらっています。私が指示した内容に基づいて後輩は資料を作成するのですが、出来上がった資料は誤字・脱字はちょこちょこあるのは仕方ないとしても、指示しているものと違うものが出来上がっていることが多いです。そのことを指摘すると受け止める姿勢はなく、ふてくされてします。
そのやり取りを何度も繰り返すこととなり結局、資料修正は私が直してと書き直したものを入力するだけになっています。指摘する度にふてくされた後、「分かりました」と言うので理解しているように見えても理解していないと思うのです。
どのように指導すると食い違いなく仕事が進むのでしょうか。教えてください。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 40歳 )

確認を徹底しましょう

2021/03/24 11:00

スノー2250様

報連相も含めて、ビジネスコミュニケーションを成功させるのは難しいですね。
具体的にスノー2250様ができることを考えてみました。

お互いの理解をすり合わせるために、報連相+確認という流れを作りましょう。

仕事の指示を出す

何をどうする? どういう順番で進める? どういう仕上げのイメージが持てたか?
などを、確認するコミュニケーションを、1つ増やします。

確認の会話では、できる限り、自分(後輩)の考えを答えてもらうようにします。
どうしても考えつかないときは、選択詞から選んでもらいましょう。
例えば、資料に入れるグラフは、
A.棒グラフ B.折れ線グラフ C.棒グラフと折れ線グラフの併用
どれが、わかりやすい資料だと思う?

という感じです。

自分で考えて答えを出せる習慣があれば、
事前に相談(確認)してほしいという気持ちを伝え、どのタイミングで相談(確認)することが適切か、二人で考えておきましょう。

後輩さんも、自分なりに努力しているのに、なぜ認めてくれないのだろうかと思っているのかもしれないし、どうしたら、スノー2250様の期待に応えられるのか、手探り状態で、うまくいかない負の感情を処理しきれず、ふてくされるという態度をとってしまっているのかしれません。
後輩の感情に、あまり深く立ち入ることはできないですが、相談すること=できない奴とおもわれたくない という感情があるなら、払拭させてあげたいと思う気持ちがあることをお伝えになってもよいと思います。

業務上の連携は、報連相+確認の収監させできれば、うまく成立することを教えながら、
新しい行動の習慣が身につくまで、コミュニケーションの量を増やしてみてくださいね。

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