こんにちは、スノウ2250さん。
上司や担当者がお客様と打合せ中に、電話がかかってくる機会は沢山ありますね。
名指し人が不在の場合は、代案として
　１.折り返しご連絡する、２.伝言を承る、３.用件が分かる他の方に代わる
など状況に合わせて対応をしていきます。しかし、今回のスノウ2250さんの「早急に
対応しなければならない用件」の場合は、すぐに名指し人に（今回の場合は上司の方）
伝え、判断を仰ぐ必要があります。自己判断で行動しないようにしましょう。

電話を保留にして、メモで知らせる場合の手順は次の通りです。
１．入室してすぐ、お客様にお詫びをする「お話し中、申し訳ございません」
２．上司に電話の内容や相手の名前を言葉で言わずに、メモを渡し、急がれている
　　ことを記す
３．上司の指示を仰ぐ　です。

応接室に入った時、まずお越しいただいているお客様に「お話し中、申し訳ございませ
ん」と、話を遮る失礼をお詫びします。
その後に、上司に近づき小さな声で「課長、お電話がありました」や「課長、お願いし
ます」など言いながら用件を書いたメモを渡します。お客様の前では、伝言内容や電話
をかけられた方のお名前は言いません。そして、その場で上司の指示を静かに待ちます。
その後、上司からの指示によって、スノウ2250さんが上司の代理で電話に出て、伝言内
容や折り返し上司から電話をしますなどを伝えます。
緊急度の高い場合は、来客中のお客様をお待たせしたまま、上司が一旦応接室から出て
対応されることもあります。
「お越しいただくお客様」、「お電話をいただくお客様」共に大切なお客様です。
状況に合わせてベストな応対が出来るように気配りをし、お客様と上司のかけ橋になり
ましょう。