こんにちは、スノウ2250さん。夏の暑さが日に日に増してきますね。
今回は突然アポイントなしでいらっしゃった方への対応ですね。
そのまま名指し人に取り次ぐと、本来対応しなければならないことが後回しになったり、
仕事の手を止めてしまうことになります。
そのため、まずはアポイントの有無を確認した上で、会社名とお名前伺い、その名指し
人に確認し指示を受けましょう。
（名刺をいただいた場合はそれを名指し人に渡します）

名指し人から時間が取れると言われた場合は、訪問された方を（名刺をいただいた場合
は、一旦お名刺をお返ししてからご案内します）お待ちいただく応接室などへご案内し
ましょう。名指し人に時間が取れないと言われた場合であれば、丁寧にお断りをします。

例えば・・・「申し訳ございません。あいにく△△は席を外しております。
○○様がいらっしゃったことは△△に申し伝えます。申し訳ございません。
○○は外出していることも多いものですから出来ればお約束をいただいて
からですと、入れ違いやお待ちいただくこともなくご案内できるかと思い
ます。お手数をおかけ致しますが、どうぞ宜しくお願い致します」など

“アポイントがあると訪問される方も不在で出直すことがない”ということを“申し訳
ないので・・・”という意味合いで伝え、アポイントがない時に来られては困るという
ことが強調されないようにするのがポイントです。

いらっしゃったお客様、取り次ぐ社内の方の両方に不快な思いをさせないよう、気遣い
のある対応で、社のクオリティを高めましょう。