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電話の不在対応の仕方
スキル・資格 ビジネススキル 2016/05/12 18:21上司に電話がかかって来たのですが、外出しておられ、私が代わって対応をしました。先
方が上司と打合せがしたいとおっしゃった日は、社内のスケジュール上“空き”となって
いたので、上司の了解を取らず、承諾の返事をしました。帰社した上司に確認すると、先
ほど出張の予定が入ってしまったとのこと。またスケジュール上空いているからと言って、
本人に確認をしないまま先方に承諾の返事をするのは良くないと叱られました。
先方の会社への断わりは上司から入れていただきました。私は相手にどのように日程の件
を伝えれば良かったのでしょうか。教えてください。
スノー2250さん （ 島根県 / 女性 / 35歳 ）
スケジュールの確認・変更は、本人に確認した上で対応する
こんにちは、スノー２２５０さん。
電話の不在対応で伝言を受ける時には、伝言内容を承りますので、「かしこまりました。〇〇に申し伝えます」と伝えますが、スケジュール（他、伺う場所）の確認や変更については、もう一言添える必要があります。
会社が営業中であれば、この電話対応のさなかにも様々な動きがあるということです。予定を聞かれたり、スケジュールの変更を言われた場合は、自分勝手な判断で返事をせずに、確認をしてから返事をするようにしましょう。
また、今回の場合ですと上司は外出されていて連絡がすぐに取れない状況ですので、お電話を頂いた方に、「本日、○○と連絡が取れなかった場合、明日お電話させていただいても宜しいでしょうか」と代案を示します。今回のように、連絡が取れない場合も想定し、先方様と上司がすんなりと打合せ日程を決めることができるまでを電話応対者の責任と捉え、仕事をしましょう。その姿勢があなたの評価また会社そのものの評価を上げてくれるはずです。
電話応対はお客様と名指し人との関係を良好にするために何をすべきかを考え、細心の心配りで接していきましょう。
