IT化支援ラボ 濱田です。こんにちは。

整理すると
１．PJ(プロジェクト)計画時の予想金額と実際の見積のズレが大きい
２．経営陣の意志決定がその費用に左右されやすい
３．結果としてPJが破綻しやすい

という問題で宜しいですか？

１を防ぐには
「これを実現するのに幾らかかるか？」という見積の取り方ではなく
「この予算内でこれを実現できるか？難しい場合は予算内での代替案を
提案して欲しい」
というアプローチが良いです。

予算を見せてしまうデメリットはありますが見積の狂いは抑えられます。
またシステム導入には「代替案」「折衷案」などが無数に存在しますので
驚くほど安く実現する方法が出てくる可能性があります。

何れにせよ代替案や折衷案を出して頂くにはその判断材料が必要ですので
しっかりと要望を纏めて下さい。
その書類は一般的にはRFPで、shiraishiさんのように
早い段階で概算費用を知りたい場合には非常に有効です。

RFPを複数のIT企業に提出する事でいい提案も出てくると思います。

但し一般的なRFPでは情報量が少なく正確な見積りは不可能ですので
まだ金額は確定できません(RFPだけで確定する業者は少し危険です)。
話しを詰めていくと発注側の要望は増える傾向にありますので要件定義が
完了するまでは費用UPの可能性が高いと覚えておいて下さい。

また、２のように意志決定者の判断が費用という一つの側面だけで
大きく変化する事は、少し短絡的な面があるかと思います。
システムは導入後も運用で様々な問題を乗り越えないといけません。
後々も視野に入れると意志決定者にはできる限りPJの責任者として
参加して頂き、辛抱強い検討に付き合ってもらえる体制作り・ルール作り
が不可欠です。
これは社風にもよりますので具体案を出すのは難しいです。
書籍などを参考にご検討下さい。

http://labo.itsl.jp