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業務の仕様を指示なく変えてしまう後輩への指導
スキル・資格 ビジネススキル 2023/12/05 10:41システム課のＡさんが私の所属する総務部に異動になり、私が仕事を教える担当になりました。システム課で勤務していたということもあり、パソコン操作がお手のものなので資料作成やデータ入力はスピーディです。ですが、入力フォームを勝手に変更されてしまうので困っています。本人は「このほうが簡単で効率が良いですよ」と言うのですが、他の人が作業をしようとすると、今までとフォームが変わっていて、驚いたということがありました。
仕事の指示をしているのが私なので、フォームを変更する場合は相談して欲しいと伝えると、大きな変更の場合は相談してくれるようになったのですが、些細なことについての報告はありません。本人にその都度確認できる時は良いのですが、休まれた時に困ります。小さなことでも報連相してくれるためには、どのように伝えると良いのでしょうか。
スノー2250さん （ 島根県 / 女性 / 43歳 ）
報連相の重要性の理解のため、対話を行い感謝の意を伝えましょう
スノー2250さん、こんにちは。
異動になった方に業務の報連相をしてもらうための伝え方についての質問ですね。
スノー2250さんがＡさんに対して、とても親身になって寄り添って接しようとする姿勢、とても素晴らしいと思います。
以下、スノー2250さんが業務をやりやすくするためのアドバイスを４点ほど致します。
（１）チームにおけるフォームなどの業務の変更についての重要性を伝えましょう
Ａさんが良かれと思って行っているフォームの変更を伝達することでいかにチームメンバーの業務がやりやすくなるかを、Aさんに伝えましょう。Ａさんが休みのときなど、事前に変更点を共有しておくことで他のメンバーの業務がスムーズになることの重要性について具体的にイメージを持ってもらうことが大切です。
（２）フォームなどの業務変更について、一定のルールを決めましょう
Ａさんの中で大きな変更の場合は相談してもらえる、とのことですので、大きな変更の場合と小さな変更の場合で伝達ルールを変えてみてはいかがでしょうか。小さな変更の場合は、わざわざ相談することにハードルがあるのかもしれません。相談せずとも、どこかにメモや記録を残すなど、後で同じ業務をした人が分かるようにするなどのルールを決め、漏れがないようしましょう。
（３）Ａさんと定期的な対話をする機会を持ちましょう
報連相は業務において大事なことですが、人によっては自分から声をかけることが苦手な方もいます。定期的な対話をする機会をもつことで、円滑に報連相を引き出すことができるでしょう。これはリアルな面談に限らず、オンラインやメール、チャットツールなど様々な対話の手段から、スノー2250さんとＡさんに合った形を選ぶと良いでしょう。
（４）Ａさんへ、報連相に対して感謝の意を伝えましょう
Ａさんの報連相によって、スノー2250さんやチームにとってどれだけ業務がやりやすくなるかについて、感謝の意をきちんと伝えましょう。Ａさんの報連相によって、スノー2250さんがどんな気持ちになるのか、誠心誠意をもって伝えることで、Ａさんの報連相に対する考え方が、良い方向に向かうことも期待できます。
以上、スノー2250さんとＡさんの関係性の向上、またさらなるご活躍を祈念しております。
