ピ―子さん。こんにちは。

会社別荘の利用者把握についてのご相談ですね。

一般に会社が個人の別荘用物件のような不動産を所有する場合、以下のような用途が考えられます。

１．社員向けの保養所
２．投資用
３．接待用

もちろん、いずれも「会社に利益を与える資産」であることが前提です。
「１」の保養所は社員に対するフリンジ・ベネフィット(雇用主から与えられる現金給与以外の経済的利益)とよばれるものの一種です。
一般にフリンジ・ベネフィットは社員の一体感や会社への帰属意識を高め、モチベーションを上げる目的で導入されます。

以下では「別荘」の趣旨を「１」の「保養所」と仮定して話を進めますが、ご質問の内容からは、改装後の保養所の利用実態は不透明で、会社の資産の私的な流用に当たる可能性があることが推察されます。また、税務調査においても、この点が問題視されている印象を受けます。
会社の資産運用の透明化・健全化するためには、社長様とそのご家族の方にもルールを守って記録が残る形で利用していただくことが必要ですね。

そこで経理担当の方や税理士さんも交えて相談し、社長様に以下の点を説明しましょう。
（１）保養所の趣旨が守られていないと税負担が増える可能性が高いこと
（２）社員への福利厚生としての役割が期待されていること

その上で、以下の２点の了承を得ましょう。
・鍵管理と利用手続きの一元化
・管理会社への委託範囲拡大

【鍵管理と利用手続きの一元化】
社長様所有の鍵も、総務担当でお預かりし、手続きを以下のようにします。

(1)　利用希望者は（社長様、社員に関わらず）、予約フォーマットに記入後、総務担当に提出
(2)　総務担当は、予約カレンダーを確認し、予約可能な場合、予約カレンダーを更新

　　（必要があれば、総務担当から、管理会社へ事前連絡）
(3)　利用前に、総務担当から利用者に、鍵を貸与
(4)　利用後、利用者は総務担当へ、鍵を返却
(5)　管理会社から、経理担当へ請求書送付

(1)と(5)を確認することによって、保養所の利用の実態がダブルチェック可能な為、お困りの利用者把握に貢献できると考えております。
ここまでの見通しがついた段階で、管理会社に更に(1)の一部と(3)(4)を委託することを検討します。

【管理会社への追加サービス委託検討】
総務担当の負担軽減の為、チェックイン/アウト、利用者の記録以外に以下のことができるかどうか管理会社に相談します。
１．鍵預りサービス：チェックイン/アウトのサービスがあるところから、鍵預りサービスも利用可能と考えております。もし利用可能なら、ご利用ルールの(3)と(4)を、管理会社に委託します。
２．メッセージサービス：更に可能であればご利用ルールの(1)の一部を、管理会社に委託します。

ピ―子さんの今後のご活躍をお祈りしております。