環の小坂です。
提案依頼書を作るというのは非常にいいと思います。
意図や目的を明確にできますし、
伝え漏れも防げます。

記載すべきこととしては下記があると思います。
＜背景＞
・リニューアルをしたい理由
　（業界の変化などの外部要因とリニューアル目的など内部要因）
・上記目的に沿った自社の話。
　（例えばＩＲのためであれば、どのようなＩＲ方針なのか、
　　採用のためであれば、どのような社員を探していて、
　　自社の差別化ポイントは何か？など）

＜サイトの内容など＞
・サイト構成など
・更新体制・方法

＜品質要件・技術要件＞
これが今回の質問の趣旨だと思いますが、
大きく分けると「制約事項」と「期待事項」になるかと思います。
制約事項というのは
・サイトの横幅などで制約があれば
・サーバー要件で制約があれば（使える開発言語など）
・納品物（例えばシステム開発を伴う場合に、ドキュメントがどの程度必要か？など）
・ブラウザ環境（ユーザの使うブラウザどこまで検証するか）
などになります。

そして期待要件というのは例えば
・ユーザビリティを重視する、ＳＥＯを重視するなど重点項目
・ＣＭＳを使う場合に「使いやすさ重視」「機能重視」など
・デザインにおける期待要件（参考サイトなど）
となります。

あいまいなものは出来るだけサンプルと理由があると齟齬を防ぎやすいです。
例えば、ユーザビリティを重視していて、このサンプルサイトはいいと思います。
理由は文字の大きさが適切で・・・・　という感じです。

参考になりますでしょうか？