東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その9

無料で今すぐ出来る中小企業のBCP

最後にデータ消失を避ける為に、従業員10人前後の中小企業で多いITシステム形態である、会社の業務システムは、グループェア（メール、スケジュール、情報共有など）と財務会計システムしかないという前提で、致命的な損害であるデータ消失を無料のクラウドサービスを使って、回避する方法を一例として示したいと思います。

1.グループウェア（メール、スケジュール、情報共有）の準備

マイクロソフト社のOutlookを使っている場合、各従業員のメールやスケジュールなどのデータは、各PCのpstファイルにすべてデータが記録されています。このファイルの保存場所を、Windowsであれば「マイ ドキュメント」に保存場所を変更します。

2.財務会計システムの準備

財務会計システムで使っているPCのデータファイルの保存場所を、こちらも同様にWindowsであれば「マイ ドキュメント」に保存場所を変更します。ファイルの種類は財務会計ソフトの種類によって違いますので、ソフトの説明書で確認して下さい。

3.自動バックアップソフトのインストール

DropBox(www.dropbox.com)というクラウドサービスがあります。容量2GBまでは無料で使うことが出来ますので、従業員毎にアカウントを作成し、PCにソフトウェアをインストールします。最初の同期の際は、数時間、時間がかかりますが、それ以降、ファイルが更新される度に、リアルタイムでクラウド上に「マイドキュメント」フォルダ内のデータのバックアップがコピーされます。

PCレベルのシステムしかない企業であれば、これだけでデータのバックアップがクラウド上に作成され、万が一、オフィスが壊滅的な被害にあっても、新しいPCを用意して、DropBoxのソフトウェアをインストール、アカウントを入力するだけで、新しいPCに「マイドキュメント」内のデータが全てクラウド上のバックアップから復元されます。

新しいPCにした際に、PCにインストールされていたOutlookや財務会計ソフトを再度、インストールする必要はありますが、この方法をやっておけば、ほぼリアルタイムで自動バックアップが出来ますので、被災した場合だけでなく、PCの買替え、在宅勤務・テレワークなどにも活用出来ます。

これは難しい作業ではありませんが、確実に実施したい、その後の全体的なサポートなどを受けたい場合は、当社の様な専門企業に支援依頼をすることも出来ます。

ITのBCPは決して、後ろ向きな物ではなく、創意工夫で、このように前向きな投資へと変えることが出来ます。今回の東日本大震災の教訓として学んだこと、つまり企業経営で最悪な事態である「データ消失」を回避する為にも、このような簡単な方法、無料で出来る方法から、今すぐ実践して頂き、企業経営のリスクを一つ一つ確実に回避して頂くことを願っております。

＜次回に続く＞