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こんにちは、続けてワイエーエスの中村です。
昇進試験における小論文のテーマが「業務の効率化とは」とのこと。もーぼーさんは、外で仕事をしているので、市民の方々との直接の応対もなく効率化のイメージがわかないとの質問ですね。ご質問からだけでは前後関係がわかりませんので、推測でお答え致します。
まず、今回のテーマですが昇進試験とのことですので、役職が上がる際に必要な視点を問われているものと思います。
私は管理職や役職者の仕事というのは「組織の成果を最大化すること」だと考えています。
これには二つの方向性が考えられます
1)伸ばす(人材の育成、能力の開発、職場環境の改善、サービスの向上、作業効率向上など)
2)減らす(クレーム削減、コストカット、ムダの排除など)
私はこれらのことを「だったら良いな」と表現しています。もーぼーさんがどのような業務に従事されているかわかりませんが、取り組まれている業務の中で「だったら良いな」とか「本来○○であるべきなのに・・・」と思うことはないでしょうか?
組織や仕事には100点満点は存在しませんので、どのような組織であれ、このようなものは必ず存在しています。例えば、もーぼーさんの取り組んでおられる業務の中で「時間が非常に長くとられる」「あるいは人手が非常に多く必要」といった業務はありませんか?
更に、もっと広く考えてみて、公務員としてではなく市民(あるいは都民・県民・国民など)として行政の仕事を見た場合はいかがでしょう。必ず、何かがあるはずです。
もう一つ大切な点ですが、「だったら良いな」「本来、○○であるべきなのに」を考える時、必ずもーぼーさんの視点からだけでなく、上司の方や市民の方々の視点からも考えてみてください。ご家族の方や友人の方に取材してみるのも手だと思います。
この「だったら良いな」「本来、○○であるべきなのに」を実現するために、業務を改善できることはありませんか?これを上記の1)と2)の視点から考えてみてください。また、上記の方向性にも含まれますが、経営の資源と言われる「ヒト」「モノ」「カネ」「時間」という視点から考えてみる手もあるかと思います。
どのような仕事であれ、必ずあるべき姿が存在し、そこには現状との相違点が存在しています。この乖離を埋めていくことが業務の改善であり、その一つが業務の効率化だと思います。
是非、「あるべき姿」「だったら良いな」を探しだして、そこに向けての業務の改善点・業務くぉ効率化する点を考えてみてください。そして、できれば小論文で終わらせることなく時間がかかってもその改善点を実行に移して頂きたいと思います。
より良い市民サービスのために頑張ってください!
拙い文章ですが、お役に立てれば幸いです
成功を応援しています
ありがとうございました
YAS代表 中村泰彦
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