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会社法での内部統制システムにおいて、「取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に対する体制」（「情報保存管理体制」）（会社法施行規則１００条１項１号）が文書管理と関係します。
株式公開をしている企業または株式公開をしようとしている企業であれば、そのような文書管理規程は当然あり、様々な文書を管理していると思います。そのような中で、会社法での内部統制に重要な文書は以下のものとなります。
（１）取締役会議事録
（２）稟議書
（３）内部監査報告書
（１）の取締役会議事録は、内部統制、コーポレートガバナンスに関わる文書として最も大切なもので、特に株主代表訴訟での重要な証拠書類となります。
（２）稟議書は、会社内部ので意思決定のプロセスを検証するための文書であることから、取締役が従業員の業務の監督のために重要な意義があります。
（３）内部監査報告書は、内部統制の運用のモニタリングをするという視点から内部監査が重要となるため、従前より重要性をますことになる文書です。
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このコラムの執筆専門家
- 金井 高志
- （弁護士）
- フランテック法律事務所
フランチャイズとIT業界に特化。最先端ノウハウで支援します
フランチャイズ本部と加盟店に対して、法的アドバイスでのお手伝いをしてきています。また、インターネット関連のベンチャー企業の事業展開のお手伝いもしています。特に、株式公開を目指すベンチャー企業のために、お手伝いができればと思っています。
