お問合せフォームの返信メール、間違っていませんか？

お問合せフォームなどの返信メールに関して

ホームページへの集客方法も多くの戦略があります。 リアルなお店で買い物や食事をしたときにもポイントカードなどもらいネットで会員登録させて、メールでお得情報を配信するような戦略もございます。

そんなユーザーを囲い込む手法ですが、登録した後に送られてくるメール「○○への登録が完了しました」と一文のみだったとすると機械的であまり感心されないのではないでしょうか。

大きな声で挨拶されたり、アイコンタクトなど接客の丁重さを大切にしている店が対照的な内容のメールを送ってしまうと印象が薄れてきてしまいます。

ホームページ上でのお問い合わせフォームからの自動返信メールの内容が、「メールは間違いなく送信されました」とだけの文章ですと同様に問い合わせた方としてはよい印象が得れません。

よくない例

今一度、確認して見てはいかがでしょうか。
以外と自社のお問合せメールで自分宛に返信メールを受け取るテストをしていないケースが多いです。
弊社では、メールフォームに関しても管理画面が有り、返信メールなどの内容を編集できます。

1. 自動返信メールといえども、ビジネス文書です。お客様にそっけない態度をとったような文章になってしまっている。例.「メールは間違いなく送信されました」
2. 連絡先など会社情報が記載されていない署名ですね。住所、会社名、連絡先電話番号は最低必要でしょう。できれば、担当者名　部署、メールアドレスも。
3. せっかく2.の署名がきちんと記載されていても情報が古く住所が変わっていたりしてしまうと逆効果です。普段、問い合わせした方への返信メールは目にする機会が少ないだけに、知らない間に変更されていないこともあります。
4. 問い合わせ内容の控えが掲載されていないケースもあります。どんな問い合わせをしたか、お客様自身が忘れてしまうこともあるので、問い合わせ内容の控えは記載しておいたほうが親切でしょう。

お問合せフォームメール、資料請求フォームメール他、この機会に見直してみてはいかがでしょうか。

例としては・・・

○○○○様、ご連絡有難う御座います。
お問い合わせ内容を受付ましたので、後程担当者よりご連絡差し上げますのでお待ち下さい。

なお営業時間は平日10時〜18時となっております。
時間外のお問い合わせは翌営業日にご連絡差し上げます。

以下の内容が送信されました。
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会社名：株式会社○○○○
ご担当者名：○○○○
電話番号：0＊0-＊＊＊＊-＊＊＊＊
メールアドレス：info@mcscorp.co.jp
サイトURL：http://www.mcscorp.co.jp
お問い合わせ内容：ホームページ制作

お 問い合わせ内容：テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト テキスト
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    エムシーエス株式会社　 三井 博康
    〒101-0035　東京都千代田区神田紺屋町１１岩田ビル302
    tel：03-5295-0228　fax：03-6383-3367
    携帯:090-8748-0653　
    Softbank:080-4297-3635
    E-Mail：mitsui@mcscorp.co.jp
    URL ：http://www.mcscorp.co.jp

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そして、問い合わせ後に担当者から回答メールを送る場合も以下の様な文章ですとよいイメージが与えられるのでは。このような　文章はネット上でもサンプル文章が公開されておりますので三校にしてみてはいかがでしょうか。

担当者からの回答メール
○○○○様

お世話になります。
エムシーエス株式会社三井と申します。

この度お問合せ頂き、ありがとうございました。
弊社サービス資料を添付致しましたので、ご確認下さい。

資料記載の料金は○○○○によって異なりますので、御社用お見積は別途ご案内させて頂きます。
また、ご質問頂きました内容についてご解答させて頂きます。
テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト？

⇒回答文テキスト。
　※テキストテキストテキスト。
　テキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキストテキスト。

何かご不明点が御座いましたら、お気軽にご連絡下さい。
以上、ご確認宜しくお願い致します。

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エムシーエス株式会社　 三井 博康
    〒101-0035　東京都千代田区神田紺屋町１１岩田ビル302
    tel：03-5295-0228　fax：03-6383-3367
    携帯:090-8748-0653　
    Softbank:080-4297-3635
    E-Mail：mitsui@mcscorp.co.jp
    URL ：http://www.mcscorp.co.jp

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