丸本 敏久
マルモト トシヒサ報連相が漏れやすい方への指導について
スキル・資格 ビジネススキル 2021/03/23 20:04仕事に慣れてきた後輩の行動に頭を悩ませています。
私は、後輩に対して社内外で使用する資料づくりのサポートをしてもらっています。私が指示した内容に基づいて後輩は資料を作成するのですが、出来上がった資料は誤字・脱字はちょこちょこあるのは仕方ないとしても、指示しているものと違うものが出来上がっていることが多いです。そのことを指摘すると受け止める姿勢はなく、ふてくされてします。
そのやり取りを何度も繰り返すこととなり結局、資料修正は私が直してと書き直したものを入力するだけになっています。指摘する度にふてくされた後、「分かりました」と言うので理解しているように見えても理解していないと思うのです。
どのように指導すると食い違いなく仕事が進むのでしょうか。教えてください。
スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 40歳 )
どの段階が出来ていないのか? 確認が必要です。
思う通りに動いてくれない部下は、ほんと大変ですね
私の経験から次の事を確認してみてはいかがでしょうか?
1 指示した内容が、後輩に指示した通りに伝わっているのか?
この段階で、先輩の思っている完成形と後輩が理解している完成形が
違う可能性があります。ゴールが一緒かどうかの確認が不可欠です。
例)先輩 仕事の説明をする
「私が言ったことを 復唱してもら言えますか?」
このように指示した内容の通りかどうかの確認が必要です。
意外とこの部分が理解できていなかったことが多いです。
「わかりました」というのであれが、理解したことを説明してもらうという
習慣をつけてはいかがでしょうか?
先輩基準では、当たり前のことが後輩では、当たり前ではないことがあります。
この確認が重要となります。
2 基準を合わせる
先輩が求めている仕事のレベルを明確に伝える
後輩基準で 出来た と思っていても 先輩基準ではNGということがあるのです。
この基準は、最初から先輩レベルにはならないかもしれないことがあります。
例)前回提出時誤字脱字が多々あった場合
先輩「この書類の提出前に 必ず3回以上見直して誤字脱字がないかを
確認してください。
どうすれば、誤字脱字がないかを確認できますか?」 など
3 修正は、後輩にさせる
時間的余裕がない場合は無理ですが、あらかじめ修正時間も込みで
後輩に仕事の期限を設けてみてはいかがでしょうか?
後輩もいつも先輩が修正してくれると思うと、確認も疎かになります。
責任をもって仕事してもらうためにも、後輩自身が何度も何度も
やり直しを行い、レベルやミスを防ぐ習慣が身につくのではないでしょうか?
同じやり方を繰り返せば、先輩の仕事はいつまでも減りません。
最少は、時間が掛かりますが確認と繰り返しの徹底が成長につながりました。
参考になれば幸いです。
ありがとうございます。
感謝