竹上 順子(研修講師)- Q&A回答「内線電話での名乗った上で要件を伝えるのが基本です」 - 専門家プロファイル

竹上 順子
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竹上 順子

タケガミ ジュンコ
( 研修講師 )
代表取締役
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内線電話での名乗りについて

スキル・資格 ビジネススキル 2020/01/27 13:51

私の部署では、社内で使う文房具の手配も一つの業務です。各課で必要な文房具や備品を社内専用の発注書に期限までに記入してもらい、一括して業者に手配をします。先日、営業課から発注書のFAXが届きましたが、数量が未記入だったので、内線電話で連絡をしました。発注した担当者は不在だったので、出た方に伝言を残し、他の仕事をしていました。しばらくすると内線電話が鳴ったので出ると、自分の名前も名乗らずに「数がなかったということ?」と突然話し始めました。私は色々な部署に同じような内容で電話をしていたので、誰なのかさっぱり分からず、「どちらの課ですか?」と聞き直したところ、担当者はややムっとした声で課の名前を言ってきました。効率を考えると名前を名乗るのを省いても良いものなのでしょうか。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 39歳 )

内線電話での名乗った上で要件を伝えるのが基本です

2020/01/27 13:53

こんにちは、スノー2250さん。
内線電話もビジネス電話ですから、自分を名乗った上で用件を先に伝えるのが基本です。
職場で従業員各々が役割を持って忙しく仕事をしている中、名乗りなく唐突に用件を伝えてしまうのは相手に何の心の準備も与えない状況と言えます。社外の方へ行っていることは社内の方へも同様に“気配り”として行うことがコミュニケーションを高めることに繋がります。

今回の営業課の方がスノー2250さんに内線で折り返しの連絡をする場合であれば、
「営業課の(名前)です。お疲れ様です。先ほど文具発注の件で連絡を頂いていたのですが、すみません。数量が漏れていたということですね。〇個です。すみませんでした。数量を書いたものをもう一度FAXで送り直したほうがいいですか?」など親しい間柄でも敬語を使って話すと良いですね。

お互いが気持ちよく仕事が出来るために効率やスピードを優先すべき場面と、敬意・気配りを優先する場面と区分けした投げかけが大切ですね。

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