竹上 順子(研修講師)- Q&A回答「的を射た回答となるように声掛けをする」 - 専門家プロファイル

竹上 順子
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竹上 順子

タケガミ ジュンコ
( 研修講師 )
代表取締役
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後輩への指導について

スキル・資格 ビジネススキル 2019/12/26 11:01

私の後輩は聞いたことに対して全く違う回答が返って来るので困っています。例えば最近ですと、「報告書はいつ頃提出できる?」と聞くと、「まだ出来ていません」と答えが返ってきます。いつ頃出来るのかを聞いているのに、出来ていないと答えるのはどうなんでしょうか。出来ていなくてもいつまでに出来るのかを聞きたいのですが、私の質問の仕方が悪いのでしょうか。教えてください。

スノー2250さん ( 島根県 / 女性 / 39歳 )

的を射た回答となるように声掛けをする

2019/12/27 09:47

こんにちは、スノウ2250さん。
指示を出しているのに全く違う回答が返ってくるのですね。今回の場合、後輩は「まだ出来ていないの!いったいいつ出来るの?」と、指摘されたと受け止めたために否定的な回答になったのではないでしょうか。自分に負い目があるからこその返事とも言えます。

後輩がスノウ2250さんからの声がけを真の意味で受け止め、的を射た回答となるように声がけを変えてみてはいかがでしょうか。
「報告書はいつ頃提出できますか?」を「報告書は明日には提出できますか?」というように具体的に日にちを限定して聞きます。仕事の進捗確認ですので、ラフに聞かず、ですます口調の敬語を使いましょう。

また、指示を出していることと、違うことをされる方もあります。
例えば、上司は集計をお願いしたのに部下はその先のグラフ作成まで作り進めていたなどです。仕事の全容を分かっている人であれば、先読みしてされる場合もありますが、そこまで求めていないのに・・という不必要な動きで時間を無駄にしていたということもあります。
そのような食い違いを防ぐために指示を受けた内容はメモ・復唱するように指導し、癖づけしましょう。
メモをしながら「分かりました」の受け止める言葉だけをされる方や、メモをしない方は自分の解釈で指示内容を受け止めている可能性があります。
聞いた内容をメモに取り、メモに書いたものを復唱させることでその方の頭の整理をさせることも出来ますし、受け止め方の度合いも把握できます。小さなことでも共有することが大切です。
これらの日々の共有が、コミュニケーションを密にすることに繋がります。阿吽の呼吸とまではいかないにしても、同じ方向を見て、仕事をしていきたいですね。

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