まず開発全体の流れを簡単に説明しますと、
見積り・開発を始める前に業務的な要求をまとめ、
システムに対する要件を書面化する工程があります。

これを要件定義(出来上がる書類は「要件定義書」)と言いますが、一般的には

1.簡単な要件定義
2.見積り・契約
3.本格的な要件定義 ⇒ 要件定義書作成
4.設計・開発

という流れが多いです。

この方法は早い段階で見積りを取れますが、短所として要件を
1.契約前に無料で行う程度の要件定義ではかなりの確率で要件の
食い違いや見積りとのズレが発生する点です。

できる限り 1.の要件定義に力を注いでもらうよう開発会社へ依頼し
同意を得る事が重要です。
発注側も何度もヒアリングに応じ時間をかける必要があります
(規模により大きく変わりますが目安として1ヶ月前後)。

要件定義はエース級の技術者が必要な為(手抜きしない場合)
無料での長期対応はできない場合もあります。
その場合、要件定義のみの契約を依頼する事をお勧めします。

要件定義のみの契約で作成する要件定義書は他社による開発でも
使える一般的な資料として作成してもらうことが重要になります。

理由は要件定義書の品質が高くなることと、必要であれば
要件定義書を使い開発契約に対するコンペも可能となる点です。

要件定義は省略できないステップですので、先に切り出して契約しても
理屈としては発注者側の損はありません。
但し要件定義を最重視している企業は多いとは言えませんので
業者選定が重要です。

余裕があれば数社に要件定義の進め方と出来上がる資料について詳しく
確認した方が良いでしょう。
要件定義書のサンプルを見せてもらい説明を受ければハッキリします。

要件定義書の品質でその企業の開発力を測れますし、しっかりとした
要件定義書ができあがれば他社が開発を行っても要件が保証され
開発以降の安全性が高まります。

(つづきます)