小松 和弘(経営コンサルタント)- Q&A回答「「会社の保養所」としての運用を」 - 専門家プロファイル

小松 和弘
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小松 和弘

コマツ カズヒロ
( 東京都 / 経営コンサルタント )
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別荘利用者把握の問題

法人・ビジネス 人事労務・組織 2014/05/22 14:47

弊社は小規模人数の同族会社、社長がオーナーで奥様が監査役です。

会社の別荘は過去社員も利用しておりましたが、2年位前に社長の奥様が中心となってかなりの費用を掛けて大改装し、別荘管理会社もグレードの高いサービスを提供する会社に変えました。総務担当の前任者(当時わたしは総務担当ではありませんでした。)は事後報告を受けた次第です。社員は改装後誰も利用しておりません。

以前の管理会社の場合は事前に誰が行くかを伝えなければならなかったので、利用者を把握できましたが、今の管理会社になってからは請求書が届いた段階で利用(社長と家族)を知るという状況です。2つある鍵を社長とわたしがそれぞれ所有していますので、社員が利用したい場合はわたしが把握する事ができますが、社長が利用する場合は既述の通り事後に知る事になってしまいます。また、社長が利用する際は時々海外の取引先の接待に利用する事もあり、全てが私用という訳でもないようです。

税務調査で、社員や社長が利用した記録(誰が何人で利用したか+利用目的)等資料提出を求められた経緯があります。

今後の対策として、社員用にはパソコンの共通ファイルに別荘の予約カレンダーを導入しました。社長に対してはよい具体策を模索中です。

請求書が来る度に経理担当が社長に聞いてもいいのですが、それはあまりよい策とは思えませんし、経理担当に負担がかかります。

それで別荘管理会社のサービスの1つにチェックイン/アウトのサービスがあるので、その際に利用者の記録をつけてもらえないかと現在問い合わせ中です。

ただ、この管理会社がそこまでやってくれるかどうか、確率は高いとは言えません。

もし、よい案がありましたらアドバイスをいただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

ピ―子さん ( 東京都 / 女性 / 43歳 )

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経営コンサルタント

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「会社の保養所」としての運用を

2014/06/10 20:27
( 5 .0)

ピ―子さん。こんにちは。

会社別荘の利用者把握についてのご相談ですね。

一般に会社が個人の別荘用物件のような不動産を所有する場合、以下のような用途が考えられます。

1.社員向けの保養所
2.投資用
3.接待用

もちろん、いずれも「会社に利益を与える資産」であることが前提です。
「1」の保養所は社員に対するフリンジ・ベネフィット(雇用主から与えられる現金給与以外の経済的利益)とよばれるものの一種です。
一般にフリンジ・ベネフィットは社員の一体感や会社への帰属意識を高め、モチベーションを上げる目的で導入されます。

以下では「別荘」の趣旨を「1」の「保養所」と仮定して話を進めますが、ご質問の内容からは、改装後の保養所の利用実態は不透明で、会社の資産の私的な流用に当たる可能性があることが推察されます。また、税務調査においても、この点が問題視されている印象を受けます。
会社の資産運用の透明化・健全化するためには、社長様とそのご家族の方にもルールを守って記録が残る形で利用していただくことが必要ですね。

そこで経理担当の方や税理士さんも交えて相談し、社長様に以下の点を説明しましょう。
(1)保養所の趣旨が守られていないと税負担が増える可能性が高いこと
(2)社員への福利厚生としての役割が期待されていること

その上で、以下の2点の了承を得ましょう。
・鍵管理と利用手続きの一元化
・管理会社への委託範囲拡大

【鍵管理と利用手続きの一元化】
社長様所有の鍵も、総務担当でお預かりし、手続きを以下のようにします。

(1) 利用希望者は(社長様、社員に関わらず)、予約フォーマットに記入後、総務担当に提出
(2) 総務担当は、予約カレンダーを確認し、予約可能な場合、予約カレンダーを更新

  (必要があれば、総務担当から、管理会社へ事前連絡)
(3) 利用前に、総務担当から利用者に、鍵を貸与
(4) 利用後、利用者は総務担当へ、鍵を返却
(5) 管理会社から、経理担当へ請求書送付

(1)と(5)を確認することによって、保養所の利用の実態がダブルチェック可能な為、お困りの利用者把握に貢献できると考えております。
ここまでの見通しがついた段階で、管理会社に更に(1)の一部と(3)(4)を委託することを検討します。

【管理会社への追加サービス委託検討】
総務担当の負担軽減の為、チェックイン/アウト、利用者の記録以外に以下のことができるかどうか管理会社に相談します。
1.鍵預りサービス:チェックイン/アウトのサービスがあるところから、鍵預りサービスも利用可能と考えております。もし利用可能なら、ご利用ルールの(3)と(4)を、管理会社に委託します。
2.メッセージサービス:更に可能であればご利用ルールの(1)の一部を、管理会社に委託します。

ピ―子さんの今後のご活躍をお祈りしております。

評価・お礼

ピ―子 さん

2014/06/16 10:32

小松様、6月に入ってバタバタしてしまったため、返信が遅くなり申し訳ございませんでした。

丁寧なご回答ありがとうございました。

現在までのところ、経理担当(直接税務調査に関わっている為、より切実です)が社長に説明した結果、社長やその家族が利用の際、帳面に利用者を記録するという事になっております。また、本当に記録しているのかどうかはわたしが定期的にチェックする事になりました。

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