上手なビジネスメールの書き方について

じろーさん、こんにちは。


社内で営業トークやサポート対応ノウハウ集などがまとまっていれば、
説明の時に使うと、じろーさんの指導に説得力がでてくるのでは？
と思います。

しかしながら・・・・
サポートはやはり

●お客様がそのメールを受け取って、どう感じるか？
●そのメールを受け取った後、どのような行動をされるか？
●その行動が、お客様と会社のためになっているのか？

という３点が、どの会社でも対応の基本にあると思いますし、
一流ホテルなどでは、「クレド」という対応のポリシーを作成し、
それを基本とした対応であれば、多少のぶれはあっても
お客様にも会社にも正しい行動であるとされています。

その考えが指導のスタートとして、
あとは、「てにをは」の部分は、多少個性が出てきても、
それは、その方の”対応スタイル”として、許容すべきかと
思います。


悪感情が生じる・・・ということは、その後輩にも
何らかのお客様に対する対応のポリシーのようなものがあるので、
じろーさんの指導に反発を覚えるのでは・・

と感じました。


後輩との感情的なもつれは、やはり、後輩の話を聞くことから
解消の糸口があるのではないでしょうか？

知識不足からくる対応のまずさを、全部じろーさんが指導すべきか
どうかの基準は、じろーさんがどう思うかより、お客様がどう感じるか？
を基本に、後輩が想像できるか？という部分にかかってくるかと思います。

「それで、お客様は、どう感じるのかな？」

という話し合いから、はじめてはいかがでしょうか？

私は、英語の専門家ですが、サラリーマンでもあり、毎日、100通以上の日本語メールを読み書きします

日本語表現で気をつけるべきこともありますが、「---させていただく」というおかしな日本語のオンパレードなど、余計な丁寧語が続くと読む気がしません

書き手である自分の都合より先に、読んでもらう相手のことを考える必要があります

毎日300通のメールが届く会社社長に聞いたことがあります
「何を優先して読み、何を読まないか、どうやって決めていますか？」

■タイトルを見て優先度をつけている
・タイトルを見るだけで中身がわかるメールが大事
・本当に大事な話は（内部文書）例えば、「社長、品質不良で一大事です」と書けば第一優先で読む

■送り手の名前を見て判断している
・こいつのメールを見ていないと損をすると思う人のメールは優先的に見る

次に、「どういう書き方が望ましいか？」と聞きました

■結論をいきなり持ってくる
・社長として何をしなければならないのか、最初の一行でわかるように書いてくれ！

■文字は2行ずつ改行すると読みやすい


まったく同感です
メールは速攻！

私は、社内でも、英検1級道場の受講者へも上記を満たす体裁でメールしています

こんにちは。じろーさん。

私はビジネスマナーやコーチングスキル等の研修講師をしています。
メール文の書き方について、部下指導をされているとの事ですが、部下が現在どのような状況なのかをチェックしてからその対処法を考えではいかがでしょうか？。
例えば、下記４つの観点での効果的なチェックをご紹介します。
（コーチングなどで、育成課題をとらえる観点として）

１環境や条件が整っているか？
２部下の動機づけがなされているか？
３スキルや知識はあるか？
４あなたの要望が伝わっているか？

スキルや知識がないのであれば、それを教えることで解消はされるのですが、多くの場合は、動機づけがなされていない、つまり本人にやる気がないといった状況も考えられます。
（その場合は、動機を高めるやり方を講じなくてはなりません。例えば褒めるなどのコミュニケーションを通じて相手の承認欲求に応えていく等、対策はいろいろありますが、本人のやる気スイッチを探すことがまず求められます。）

また、意外にも本人に要望が伝わっていないということも大いに考えられます。
「なぜ、メールでの文章表現を磨く必要性があるのか？」「あなた自身が部下にどのようになってもらいたいのか？」改めて言葉で伝えることも必要かもしれません。
ついつい指導する側は「これぐらい言わなくてもわかるだろう」と思いがちですが、本人にとっては「はっきり伝えてほしい」と思っているかもしれません。

また仕事に打ち込める環境や条件が整っているか？もチェックする必要もあります。
メールに集中できない、何か他の要因があるかも知れません。
（体調の問題？他の仕事を抱えすぎている？プライベートで問題を抱えている？）

以上のように、まずどこが本当の課題なのかを見極めたうえで改めてテクニック、つまりスキルが不足しているということであれば、それを教えることが必要になるでしょう。
ただし、教え方も一方的にテーチィングするのではなく、コーチング、つまり本人の主体的な行動を引出し、それをサポートするような姿勢で接することをお勧めします。

「こうやりなさい」ではなく、「どうしたらいいか、考えてみよう！」といったやり取りです。
コーチングは忍耐が求められます。大変なパワーがいると思いますが、どうか気長に接してみてください。以上、簡単ですが、参考になれば幸いです。