問題点・課題によって対策が決まります!

バンブーウエイブの竹波です。

>1台のパソコンをメール受信専用にして、手の空いた者、気がついた者が行なっていますが、この方法はいかがなものでしょうか・・?

とありますが、これを問題・課題と感じているのはどういう理由からですか?

**(1)レスポンスが遅れる
問い合わせを受け取って返信までのタイムラグをなくしたいということであれば、
問い合わせ担当者全員にメールを転送する設定が有効です。

**(2)1台のパソコンまで移動するのが手間なので各自のPCから作業したい
さらに、共有のパソコンまでの移動が手間ということであれば、VNCなどのデスクトップ共有ソフトの導入が便利です。

**(3)同時に複数の問い合わせをさばく必要がある
この場合であれば、何かしらメール共有の方策を考える必要があるかと思います。

メールを共有する方法はさまざまあるかと思いますが、

・WEBメール対応のレンタルサーバーを借りる

が簡単でしょうか。
単に共有しただけではおそらくタイミングによっては、同じ問い合わせを複数の担当が処理してしまうことが起こり得ますね。

・オープンソースのCRMを導入する
・独自にイントラ内にWEBシステムを制作する

などで、より本格的にはなります。

もしも、CRMやWEBシステムを利用しないのであれば、

**共有のPCにエクセルファイル(排他モード)で管理する
または、
**アクセスで簡単な状態を管理する
などすればよいのではと思います。

お客様名、件名、受信日、対応者、状態
などの項目を記録してから、対応に当たるというルールさえ確立しておけば、
間違いは起こらないかと思います。

問い合わせの件数が多いようであれば、アクセスの方が対応に支障が出ないでしょう。
この程度のアクセスプログラムであれば、フリーのエンジニアの方にお願いできれば、
数万円程度の作業かと思います。


ご参考になれば幸いです。
WEBコンサルティングのバンブーウエイブ